Apabila anda kerap menghantar e-mel yang hampir serupa, simpan salah satu daripada mesej ini sebagai templat mesej dahulu dalam Outlook. Kemudian, daripada mencipta e-mel dari awal, mulakan dengan templat dan sesuaikan ia agar sesuai dengan penerima e-mel anda. Anda akan menjimatkan masa dan menjadi lebih cekap dalam tugasan e-mel anda.
Arahan dalam artikel ini digunakan untuk Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; dan Outlook untuk Microsoft 365.
Buat Templat E-mel (untuk Mesej Baharu) dalam Outlook
Untuk menyimpan mesej sebagai templat dalam Outlook:
-
Buat mesej e-mel baharu. Pilih Home > E-mel Baharu, atau tekan Ctrl+N.
Image -
Masukkan Subjek jika anda ingin menggunakannya untuk templat mesej anda.
Image Anda boleh menyimpan templat e-mel tanpa subjek lalai dalam Outlook.
-
Masukkan teks, imej dan elemen lain yang anda mahu muncul dalam templat mesej e-mel.
Image Alih keluar sebarang tandatangan jika anda sebelum ini membuat tandatangan e-mel dalam Outlook yang ditambahkan secara automatik apabila anda membuat mesej baharu.
-
Setelah anda menyediakan templat e-mel anda, pilih Fail > Simpan Sebagai. Dalam Outlook 2007, pilih Butang Pejabat > Simpan Sebagai.
Image - Masukkan nama fail.
-
Pilih Simpan sebagai jenis anak panah lungsur turun, kemudian pilih Templat Outlook (.oft). Dalam Outlook 2007, pilih Save as type anak panah lungsur turun, kemudian pilih Templat Outlook.
Image - Pilih Simpan.
- Tutup e-mel asal.
Karang E-mel Menggunakan Templat dalam Outlook
Untuk menulis mesej baharu (lihat di bawah untuk balasan) menggunakan templat mesej dalam Outlook:
-
Pilih tab Rumah, kemudian pilih Item Baharu > Lagi Item >Pilih Borang . Dalam Outlook 2007, pilih Alat > Borang > Pilih Borang.
Image -
Dalam kotak dialog Pilih Borang, pilih Lihat dalam anak panah lungsur turun, kemudian pilih Templat Pengguna dalam Fail Sistem.
Image -
Pilih templat yang anda mahu gunakan.
Image - Pilih Buka.
Buat Templat E-mel Mudah untuk Balasan Pantas dalam Outlook
Untuk menyediakan templat untuk balasan dalam Outlook:
- Pilih tab Rumah.
-
Dalam kumpulan Langkah Pantas, pilih Buat Baharu.
Image -
Dalam kotak teks Nama, masukkan nama deskriptif untuk templat balasan.
Image -
Pilih Pilih Tindakan anak panah lungsur.
Image -
Dalam bahagian Respond, pilih Reply.
Image Untuk menyediakan templat ringkas bagi mesej baharu yang termasuk penerima lalai, pilih Mesej Baharu.
-
Pilih Tunjukkan Pilihan.
Image - Dalam kotak teks Teks, masukkan mesej untuk balasan anda. Sertakan tandatangan.
-
Pilih Kepentingan anak panah lungsur turun dan pilih Normal agar balasan anda dikeluarkan dengan kepentingan biasa tanpa mengira tahap mesej asal.
Image -
Secara pilihan, pilih Hantar secara automatik selepas kelewatan 1 minit. Mesej secara automatik pergi ke Peti Keluar dan kekal dalam Peti Keluar selama 1 minit. Pada masa ini, anda boleh memadamkannya atau membuat pengeditan.
Image -
Untuk menambah tindakan selanjutnya, pilih Tambah Tindakan. Contohnya, tambahkan tindakan untuk mengalihkan mesej e-mel dalam Outlook ke folder arkib anda atau tambahkan tindakan untuk mengkategorikannya dengan warna untuk mengenal pasti mesej yang menerima jawapan boilerplate.
Image -
Untuk menambah pintasan papan kekunci untuk tindakan, pilih Kekunci pintasan anak panah lungsur turun, kemudian pilih pintasan.
Image - Pilih Simpan. Dalam Outlook 2019, pilih Finish.
Balas E-mel Pantas Menggunakan Templat Balasan Pantas dalam Outlook
Untuk menghantar balasan dengan templat Langkah Pantas yang dipratakrifkan:
- Pilih mesej yang ingin anda balas. Sama ada buka mesej dalam anak tetingkap Bacaan atau dalam tetingkap berasingan.
-
Jika mesej dipaparkan dalam anak tetingkap Baca, pilih tab Home. Jika mesej muncul dalam tetingkap berasingan, pilih tab Mesej.
Image -
Dalam kumpulan Langkah Pantas, pilih langkah pantas templat balasan. Jika anda menentukan pintasan papan kekunci untuk tindakan itu, tekan kekunci papan kekunci yang sepadan.
Image -
Buat perubahan pada e-mel mengikut keperluan, kemudian pilih Hantar.
Image
