Apa yang Perlu Diketahui
- Masukkan data dalam sel dalam lajur dan baris untuk mencipta pangkalan data asas.
- Jika menggunakan pengepala, masukkannya ke dalam sel pertama dalam setiap lajur.
- Jangan biarkan sebarang baris kosong dalam pangkalan data.
Artikel ini menerangkan cara membuat pangkalan data dalam Excel untuk Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel untuk Mac, Excel untuk Android dan Excel Online.
Masukkan Data
Format asas untuk menyimpan data dalam pangkalan data Excel ialah jadual. Setelah jadual dibuat, gunakan alatan data Excel untuk mencari, mengisih dan menapis rekod dalam pangkalan data untuk mencari maklumat khusus.
Untuk mengikuti tutorial ini, masukkan data seperti yang ditunjukkan dalam imej di atas.
Masukkan ID Pelajar dengan Cepat
- Taip dua ID pertama, ST348-245 dan ST348-246, ke dalam sel A5dan A6, masing-masing.
- Serlahkan dua ID untuk memilihnya.
- Seret pemegang isian ke sel A13.
Selebihnya ID Pelajar dimasukkan ke dalam sel A6 hingga A13 dengan betul.
Masukkan Data dengan Betul
Apabila memasukkan data, adalah penting untuk memastikan ia dimasukkan dengan betul. Selain daripada baris 2 antara tajuk hamparan dan tajuk lajur, jangan tinggalkan sebarang baris kosong lain apabila memasukkan data anda. Selain itu, pastikan anda tidak meninggalkan sebarang sel kosong.
Ralat data yang disebabkan oleh kemasukan data yang salah adalah punca banyak masalah yang berkaitan dengan pengurusan data. Jika data dimasukkan dengan betul pada mulanya, program ini berkemungkinan besar memberikan anda kembali hasil yang anda inginkan.
Barisan Adalah Rekod
Setiap baris data dalam pangkalan data dikenali sebagai rekod. Apabila memasukkan rekod, ingatlah garis panduan ini:
- Jangan tinggalkan sebarang baris kosong dalam jadual. Ini termasuk tidak meninggalkan baris kosong antara tajuk lajur dan baris pertama data.
- Rekod mesti mengandungi data tentang hanya satu item tertentu.
- Rekod juga mesti mengandungi semua data dalam pangkalan data tentang item itu. Tidak boleh ada maklumat tentang item dalam lebih daripada satu baris.
Lajur Adalah Medan
Walaupun baris dalam pangkalan data Excel dirujuk sebagai rekod, lajur dikenali sebagai medan. Setiap lajur memerlukan tajuk untuk mengenal pasti data yang terkandung di dalamnya. Tajuk ini dipanggil nama medan.
- Nama medan digunakan untuk memastikan data bagi setiap rekod dimasukkan dalam urutan yang sama.
- Data dalam lajur mesti dimasukkan menggunakan format yang sama. Jika anda mula memasukkan nombor sebagai digit (seperti 10 atau 20), teruskan ia. Jangan ubah separuh masa dan mula memasukkan nombor sebagai perkataan (seperti sepuluh atau dua puluh). Tetap konsisten.
- Jadual tidak boleh mengandungi sebarang lajur kosong.
Buat Jadual
Setelah data dimasukkan, ia boleh ditukar menjadi jadual. Untuk menukar data kepada jadual:
- Serlahkan sel A3 hingga E13 dalam lembaran kerja.
- Pilih tab Rumah.
- Pilih Format sebagai Jadual untuk membuka menu lungsur.
- Pilih pilihan biru Gaya Meja Sederhana 9 untuk membuka kotak dialog Format sebagai Jadual.
- Semasa kotak dialog dibuka, sel A3 hingga E13 pada lembaran kerja dikelilingi oleh garis putus-putus.
- Jika garis putus-putus mengelilingi julat sel yang betul, pilih OK dalam kotak dialog Format sebagai Jadual.
- Jika garis putus-putus tidak mengelilingi julat sel yang betul, serlahkan julat yang betul dalam lembaran kerja dan kemudian pilih OK dalam kotak dialog Format sebagai Jadual.
Anak panah lungsur ke bawah ditambahkan di sebelah setiap nama medan dan baris jadual diformatkan dalam warna biru muda dan gelap berselang-seli.
Gunakan Alat Pangkalan Data
Setelah anda mencipta pangkalan data, gunakan alatan yang terletak di bawah anak panah lungsur di sebelah setiap nama medan untuk mengisih atau menapis data anda.
Isih Data
- Pilih anak panah lungsur di sebelah medan Nama Keluarga.
- Pilih Isih A hingga Z untuk mengisih pangkalan data mengikut abjad.
- Setelah diisih, Graham J. ialah rekod pertama dalam jadual dan Wilson R ialah rekod terakhir.
Tapis Data
- Pilih anak panah lungsur di sebelah medan Program.
- Pilih kotak pilihan di sebelah Pilih Semua untuk mengosongkan semua kotak semak.
- Pilih kotak semak di sebelah Perniagaan untuk menambah tanda semak pada kotak.
- Pilih OK.
- Hanya dua pelajar, G. Thompson dan F. Smith kelihatan kerana mereka adalah satu-satunya pelajar yang mendaftar dalam program perniagaan.
- Untuk menunjukkan semua rekod, pilih anak panah lungsur di sebelah medan Program dan pilih Kosongkan Penapis daripada " Program."
Kembangkan Pangkalan Data
Untuk menambah rekod tambahan pada pangkalan data anda:
- Letakkan penunjuk tetikus anda di atas titik kecil di sudut kanan bawah meja.
- Penuding tetikus berubah menjadi anak panah berkepala dua.
- Tekan dan tahan butang kanan tetikus dan seret penuding ke bawah untuk menambah baris kosong ke bahagian bawah pangkalan data.
-
Tambahkan data berikut pada baris baharu ini:
Sel A14: ST348-255
Sel B14: Christopher
Sel C14: A.
Sel D14: 22
Sel E14: Sains
Lengkapkan Pemformatan Pangkalan Data
- Serlahkan sel A1 hingga E1 dalam lembaran kerja.
- Pilih Rumah.
- Pilih Gabung dan Pusat untuk memusatkan tajuk.
- Pilih Isi Warna untuk membuka senarai juntai bawah warna isian.
- Pilih Biru, Aksen 1 daripada senarai untuk menukar warna latar belakang dalam sel A1 kepada E1 kepada biru tua.
- Pilih Warna Fon untuk membuka senarai juntai bawah warna fon.
- Pilih Putih daripada senarai untuk menukar warna teks dalam sel A1 kepada E1 kepada putih.
- Serlahkan sel A2 hingga E2 dalam lembaran kerja.
- Pilih Isi Warna untuk membuka senarai juntai bawah warna isian.
- Pilih Biru, Aksen 1, Lebih Ringan 80 daripada senarai untuk menukar warna latar belakang dalam sel A2 kepada E2 kepada biru muda.
- Serlahkan sel A4 hingga E14 dalam lembaran kerja.
- Pilih Pusat untuk menjajarkan teks dalam sel A14 hingga E14 ke tengah.
Fungsi Pangkalan Data
Syntax: Dfunction(Pangkalan Data_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Di mana fungsi D ialah salah satu daripada yang berikut:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Jenis: Pangkalan Data
Fungsi pangkalan data adalah mudah apabila Helaian Google digunakan untuk mengekalkan data berstruktur, seperti pangkalan data. Setiap fungsi pangkalan data, Dfunction, mengira fungsi yang sepadan pada subset julat sel yang dianggap sebagai jadual pangkalan data. Fungsi pangkalan data mengambil tiga argumen:
- Pangkalan data_arr ialah julat, tatasusunan terbenam atau tatasusunan yang dijana oleh ungkapan tatasusunan. Ia berstruktur supaya setiap baris selepas Baris 1 ialah rekod pangkalan data, dan setiap lajur ialah medan pangkalan data. Baris 1 mengandungi label untuk setiap medan.
- Field_str|num menunjukkan lajur (medan) yang mana mengandungi nilai untuk dipuratakan. Ini boleh dinyatakan sebagai sama ada nama medan (rentetan teks) atau nombor lajur, di mana lajur paling kiri akan diwakili sebagai 1.
- Criteria_arr ialah julat, tatasusunan terbenam atau tatasusunan yang dijana oleh ungkapan tatasusunan. Ia distrukturkan supaya baris pertama mengandungi nama medan yang kriteria (kriteria) akan digunakan, dan baris berikutnya mengandungi ujian bersyarat.
Baris pertama dalam Kriteria menentukan nama medan. Setiap baris lain dalam Kriteria mewakili penapis, satu set sekatan pada medan yang sepadan. Sekatan diterangkan menggunakan tatatanda Pertanyaan demi Contoh dan termasuk nilai untuk dipadankan atau pengendali perbandingan diikuti dengan nilai perbandingan. Contoh sekatan ialah: "Coklat", "42", ">=42", dan " 42". Sel kosong bermakna tiada sekatan pada medan yang sepadan.
Penapis sepadan dengan baris pangkalan data jika semua sekatan penapis (sekatan dalam baris penapis) dipenuhi. Baris pangkalan data (rekod) memenuhi Kriteria jika sekurang-kurangnya satu penapis sepadan dengannya. Nama medan mungkin muncul lebih daripada sekali dalam julat Kriteria untuk membenarkan berbilang sekatan yang dikenakan secara serentak (contohnya, suhu >=65 dan suhu <=82).
DGET ialah satu-satunya fungsi pangkalan data yang tidak mengagregatkan nilai. DGET mengembalikan nilai medan yang dinyatakan dalam argumen kedua (sama seperti VLOOKUP) hanya apabila tepat satu rekod sepadan dengan Kriteria; jika tidak, ia mengembalikan ralat yang menunjukkan tiada padanan atau berbilang padanan.
