Adakah anda mempunyai hamparan Excel yang besar yang anda tidak boleh buat kepala atau ekornya?
Sudah tiba masanya untuk menyusun senarai kenalan anda ke dalam pangkalan data Microsoft Access. Ia lebih mudah daripada yang anda bayangkan dan anda pasti akan berpuas hati dengan hasilnya. Tutorial ini akan membimbing anda melalui keseluruhan proses langkah demi langkah. Jika anda tidak mempunyai hamparan anda sendiri dan ingin mengikuti tutorial, anda boleh memuat turun contoh fail Excel yang digunakan untuk menjana tutorial.
Buat Pangkalan Data Akses Baharu 2013
Melainkan anda mempunyai pangkalan data sedia ada yang anda gunakan untuk menyimpan maklumat hubungan, anda mungkin akan mahu mencipta pangkalan data baharu dari awal. Untuk melakukan ini, pilih ikon Pangkalan Data Desktop Kosong pada skrin Bermula dengan Microsoft Office Access. Anda akan dipaparkan dengan skrin di atas. Berikan pangkalan data anda dengan nama, pilih butang Buat dan anda akan berada dalam perniagaan.
Mulakan Proses Import Excel
Pilih tab Data Luaran di bahagian atas skrin Akses dan klik dua kali pada butang Excel untuk memulakan proses import Excel.
Pilih Sumber dan Destinasi
Seterusnya, anda akan dipaparkan dengan skrin yang ditunjukkan di atas. Pilih butang Semak imbas dan navigasi ke fail yang ingin anda import. Setelah anda menemui fail yang betul, pilih butang Buka.
Di bahagian bawah skrin, anda dipaparkan dengan pilihan destinasi import. Dalam tutorial ini, kami berminat untuk menukar hamparan Excel sedia ada kepada pangkalan data Access baharu, jadi kami akan memilih Import data sumber ke dalam jadual baharu dalam pangkalan data semasa Pilihan lain pada skrin ini membolehkan anda:
- Pautkan pangkalan data anda ke helaian Excel supaya perubahan dalam helaian sumber ditunjukkan dalam pangkalan data.
- Import data ke dalam jadual pangkalan data sedia ada.
Setelah anda memilih fail dan pilihan yang betul, pilih OK untuk meneruskan.
Pilih Tajuk Lajur
Pastikan kotak Baris Pertama Mengandungi Tajuk Lajur dipilih jika baris pertama hamparan mempunyai nama lajur untuk data, seperti Nama Keluarga, Nama Pertama dan Alamat. Ini akan mengarahkan Access untuk menganggap baris pertama sebagai nama, bukannya data sebenar untuk disimpan dalam senarai kenalan.
Pilih Seterusnya untuk meneruskan.
Buat Sebarang Indeks yang Diingini
Indeks pangkalan data ialah mekanisme dalaman yang boleh digunakan untuk meningkatkan kelajuan Access boleh mencari maklumat dalam pangkalan data anda. Anda boleh menggunakan indeks pada satu atau lebih lajur pangkalan data anda pada langkah ini. Hanya pilih menu tarik turun Indexed dan pilih pilihan yang sesuai.
Perlu diingat bahawa indeks mencipta banyak overhed untuk pangkalan data anda dan akan meningkatkan jumlah ruang cakera yang digunakan. Atas sebab ini, anda ingin mengekalkan lajur yang diindeks pada tahap minimum. Dalam pangkalan data kami, kami selalunya akan mencari pada Nama Akhir kenalan kami, jadi mari buat indeks pada medan ini. Kami mungkin mempunyai rakan dengan nama keluarga yang sama, jadi kami mahu membenarkan pendua di sini. Pastikan lajur Nama Keluarga dipilih di bahagian bawah tetingkap dan kemudian pilih Ya (Pendua OK) daripada menu tarik turun Terindeks.
Pilih Seterusnya untuk meneruskan.
Pilih Kunci Utama
Kunci utama digunakan untuk mengenal pasti rekod secara unik dalam pangkalan data. Cara paling mudah untuk melakukan ini ialah membenarkan Access menjana kunci utama untuk anda. Pilih pilihan Biarkan Akses menambah kunci utama dan tekan Seterusnya untuk meneruskan. Jika anda berminat untuk memilih kunci utama anda sendiri, anda mungkin mahu membaca artikel kami tentang kunci pangkalan data.
Namakan Jadual Anda
Anda perlu memberikan Access dengan nama untuk merujuk jadual anda. Masukkan ini ke dalam medan yang sesuai dan pilih butang Selesai.
Lihat Data Anda
Anda akan melihat skrin perantaraan yang bertanya kepada anda sama ada anda ingin menyimpan langkah yang digunakan untuk mengimport data anda. Jika tidak, teruskan dan pilih Tutup.
Anda kemudiannya akan dikembalikan ke skrin pangkalan data utama di mana anda boleh melihat data anda dengan hanya mengklik dua kali pada nama jadual di panel kiri.
Tahniah, anda telah berjaya mengimport data anda daripada Excel ke dalam Access!
