Excel tidak mempunyai keupayaan pengurusan data program pangkalan data hubungan seperti SQL Server dan Microsoft Access. Walau bagaimanapun, perkara yang boleh dilakukannya ialah berfungsi sebagai pangkalan data ringkas yang memenuhi keperluan pengurusan data.
Dalam Excel, data disusun menggunakan baris dan lajur dalam lembaran kerja. Ciri jadual memudahkan anda memasukkan, mengedit dan memanipulasi data.
Arahan ini digunakan pada versi Excel 2019, 2016, 2013, 2010 dan Excel untuk Microsoft 365.
Syarat Pangkalan Data: Rekod dan Medan
Pangkalan data ialah koleksi maklumat berkaitan yang disimpan dalam satu atau lebih fail komputer. Selalunya data disusun ke dalam jadual dengan cara yang boleh dikemas kini, diisih, diperbetulkan dan ditapis dengan mudah.
Pangkalan data ringkas, seperti Excel, menyimpan semua maklumat tentang satu subjek dalam satu jadual. Pangkalan data perhubungan, sebaliknya, terdiri daripada banyak jadual dengan setiap satu mengandungi maklumat tentang topik yang berbeza tetapi berkaitan.
Rekod
Dalam terminologi pangkalan data, rekod menyimpan semua maklumat atau data tentang satu objek tertentu dalam pangkalan data. Dalam Excel, setiap sel dalam lembaran kerja mengandungi satu item maklumat atau nilai.
Bidang
Setiap item maklumat dalam rekod pangkalan data, seperti nombor telefon atau nombor jalan, dirujuk sebagai medan. Dalam Excel, sel individu lembaran kerja berfungsi sebagai medan, kerana setiap sel boleh mengandungi sekeping maklumat tentang objek.
Nama Medan
Adalah penting untuk mengatur pangkalan data supaya anda boleh mengisih atau menapis data untuk mencari maklumat tertentu. Menambah tajuk lajur, yang dikenali sebagai nama medan, memudahkan anda memasukkan data dalam susunan yang sama untuk setiap rekod.
Sampel Pangkalan Data
Dalam imej di atas, setiap pelajar mempunyai baris berasingan dalam jadual yang mengandungi semua maklumat yang tersedia tentang mereka.
Setiap sel dalam satu baris ialah medan yang mengandungi satu maklumat. Nama medan dalam baris pengepala membantu memastikan data kekal teratur dengan menyimpan semua data pada topik tertentu, seperti nama atau umur, dalam lajur yang sama untuk semua pelajar.
Alat Pengurusan Data Excel
Selain itu, Microsoft mempunyai beberapa alatan data untuk memudahkan kerja dengan sejumlah besar data yang disimpan dalam jadual Excel dan untuk membantu memastikannya dalam keadaan baik.
Menggunakan Borang untuk Rekod
Salah satu alatan tersebut ialah borang data. Anda boleh menggunakannya untuk mencari, mengedit, memasukkan atau memadam rekod, dalam jadual yang mengandungi sehingga 32 medan atau lajur.
Borang lalai termasuk senarai nama medan dalam susunan ia disusun dalam jadual, untuk memastikan pengguna memasukkan rekod dengan betul. Di sebelah setiap nama medan ialah kotak teks untuk memasukkan atau mengedit medan data individu.
Walaupun boleh membuat borang tersuai, membuat dan menggunakan borang lalai selalunya adalah yang diperlukan.
Alih Keluar Rekod Data Pendua
Masalah biasa dengan semua pangkalan data ialah ralat data. Selain kesilapan ejaan yang mudah atau medan data yang tiada, rekod data pendua boleh menjadi kebimbangan apabila jadual data semakin besar.
Satu lagi alatan data Excel boleh digunakan untuk mengalih keluar rekod pendua ini - sama ada pendua tepat atau separa.
Isih Data dalam Excel
Isih bermaksud menyusun semula data mengikut sifat tertentu, seperti mengisih jadual mengikut abjad mengikut nama keluarga atau mengikut kronologi daripada tertua kepada termuda.
Pilihan isihan Excel termasuk pengisihan mengikut satu atau lebih medan, pengisihan tersuai, seperti mengikut tarikh atau masa dan pengisihan mengikut baris yang memungkinkan untuk menyusun semula medan dalam jadual.
