Cara Menetapkan Balasan Automatik dalam Outlook

2024 Pengarang: Abigail Brown | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2024-01-07 19:05

Apa yang Perlu Diketahui

• Akaun Bukan Pertukaran: Buat templat mesej e-mel baharu dan kemudian buat peraturan untuk menghantar balasan automatik.
• Akaun pertukaran: Fail > Info > Balasan Automatik >Hantar balasan automatik > karang mesej > pilih masa mula dan tamat > OK.
• Di Outlook.com: Tetapan > Lihat semua tetapan Outlook > Mail > Balasan automatik > Hidupkan balasan automatik > karang > Simpan.

Artikel ini menerangkan cara membuat mesej balasan di luar pejabat untuk Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook untuk Microsoft 365 dan Outlook.com, bergantung pada jenis akaun yang anda gunakan. Ia juga menerangkan cara untuk menentukan sama ada anda mempunyai akaun Exchange.

Cara Menetapkan Balasan Automatik dalam Outlook

Balasan automatik di luar pejabat yang berkesan dalam Outlook memastikan bahawa semasa anda tiada, orang ramai tahu anda tidak tersedia apabila anda kembali dan perkara yang perlu mereka lakukan jika mereka menghadapi masalah yang memerlukan segera perhatian.

Persediaan untuk balasan di luar pejabat dalam Outlook berbeza bergantung pada sama ada akaun e-mel anda berada pada pelayan Microsoft Exchange atau akaun e-mel IMAP atau POP (seperti perkhidmatan e-mel biasa seperti Gmail, Yahoo Mail, dan lain-lain).

Cara Mengetahui Sama ada Anda Memiliki Akaun Exchange

Jika anda tidak pasti sama ada anda menggunakan Outlook dengan akaun Exchange, lihat dalam bar status di bahagian bawah tetingkap Outlook. Jika anda menggunakan akaun Exchange, anda akan melihat Connected to: Microsoft Exchange dalam bar status.

Buat Templat E-mel Balasan Automatik Anda

Untuk menyediakan balasan automatik dalam Outlook untuk akaun e-mel IMAP atau POP (untuk Exchange, lihat lebih lanjut di bawah), gunakan ciri peraturan Outlook. Mulakan dengan membuat templat e-mel untuk e-mel autobalas yang akan dihantar kepada penerima semasa anda tiada.

1. Pilih E-mel Baharu.

   

2. Masukkan Subjek untuk e-mel dan teks mesej yang memberitahu penerima bahawa anda tidak tersedia.

   Beritahu penerima bila mereka boleh mengharapkan respons peribadi daripada anda dan sedar tentang jumlah maklumat yang anda dedahkan dalam balasan automatik anda kerana mendedahkan terlalu banyak maklumat boleh menimbulkan risiko.

3. Apabila anda selesai mengarang mesej autobalas anda, pilih Fail.

   

4. Pilih Simpan Sebagai.

   

5. Pilih Simpan sebagai jenis anak panah lungsur turun dan pilih Templat Outlook.

   

6. Outlook menggunakan subjek templat secara lalai sebagai nama dalam kotak teks Nama fail. Tukar ini kepada apa sahaja yang anda suka yang membolehkan anda mengetahui ia adalah fail templat e-mel di luar pejabat anda.

7. Pilih Simpan.

   

8. Tutup tetingkap mesej.

Buat Peraturan Balasan Automatik Di Luar Pejabat

Langkah seterusnya untuk akaun e-mel IMAP atau POP ialah menyediakan peraturan Outlook. Peraturan ini akan menghantar respons menggunakan templat yang anda buat di bahagian sebelumnya.

1. Pilih Fail > Info.

   

2. Pilih Urus Peraturan & Makluman.

   

3. Pilih tab Peraturan E-mel.

   

4. Di bawah Gunakan perubahan pada folder ini, pilih akaun e-mel yang anda buat respons automatik.

   Anda akan mempunyai pilihan untuk menggunakan peraturan baharu anda pada semua akaun dalam langkah seterusnya.

5. Pilih Peraturan Baharu.

   

6. Dalam bahagian Mulakan daripada peraturan kosong, pilih Gunakan peraturan pada mesej yang saya terima.

   

7. Pilih Seterusnya.

8. Di bawah Langkah 1: Pilih syarat, pilih kotak pilihan Di mana nama saya berada dalam kotak Kepada.

   Peraturan respons automatik membalas semua mel masuk jika anda mengosongkan semua kotak semak syarat.

   

9. Pilih Seterusnya.

10. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih kotak pilihan balas menggunakan templat tertentu.

    

11. Di bawah Langkah 2: Edit perihalan peraturan (klik nilai bergaris), pilih pautan templat khusus.

    

12. Pilih Look In anak panah lungsur, kemudian pilih Templat Pengguna dalam Sistem Fail.

    

13. Serlahkan templat yang anda buat.

    

14. Pilih Buka.
15. Dalam kotak dialog Rules Wizard, pilih Next.

16. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih kotak pilihan kecuali jika ia adalah balasan automatik.

    

17. Pilih Seterusnya.
18. Di bawah Langkah 1: Tentukan nama untuk peraturan ini, taipkan nama untuk peraturan autobalas anda.

19. Di bawah Langkah 2: Sediakan pilihan peraturan, pilih kotak pilihan Hidupkan peraturan ini jika anda ingin mengaktifkan responder automatik. Jika anda tidak mahu balasan automatik aktif sekarang, kosongkan kotak pilihan.

    Jika anda mempunyai berbilang akaun e-mel di mana anda ingin menggunakan pembalas automatik ini, pilih kotak pilihan Buat peraturan ini pada semua akaun.

20. Pilih Selesai.
21. Dalam kotak dialog Peraturan dan Makluman, pilih OK.

Outlook menghantar autobalas ke alamat setiap e-mel yang diterima sekali setiap sesi; balasan automatik kedua dihantar selepas Outlook ditutup dan dibuka semula.

Cara Mendayakan dan Lumpuhkan Balasan Automatik untuk Akaun E-mel IMAP dan POP

Untuk akaun e-mel IMAP dan POP, dayakan responder automatik pada bila-bila masa anda memerlukannya. Pergi ke Fail > Urus Peraturan & Makluman > Peraturan E-mel, pilih kotak pilihan di sebelah auto- anda peraturan responder, kemudian pilih OK.

Untuk melumpuhkan responden, kosongkan kotak pilihan, kemudian pilih OK.

Balasan Automatik untuk Akaun Microsoft Exchange

Jika akaun e-mel anda ialah akaun Microsoft Exchange (anda boleh menyediakan akaun Outlook.com sebagai akaun Exchange dalam Outlook), anda boleh menyediakan autobalas di luar pejabat terus pada pelayan. Ikut langkah ini untuk Outlook 2019, 2016 dan Outlook untuk Microsoft 365.

1. Pilih Fail > Info.

2. Pilih Balasan Automatik.

   

3. Pilih Hantar balasan automatik. Tulis mesej balasan automatik anda dalam kotak teks.

   Untuk melumpuhkan balasan automatik, pergi ke kotak dialog Balasan Automatik dan pilih Jangan hantar balasan automatik. Balasan automatik tidak lagi dihantar.

4. Secara pilihan, s et tempoh masa yang anda mahukan autobalas aktif. Pilih kotak pilihan Hanya hantar dalam julat masa ini. Kemudian tetapkan Masa mula dan Masa tamat Hanya mesej yang diterima dalam julat ini akan menerima balasan automatik.

5. Jika anda bekerja di dalam syarikat atau organisasi, anda mungkin mempunyai pilihan tambahan untuk balasan automatik anda:

   • Di Dalam Organisasi Saya: Mesej ini dihantar kepada mesej yang diterima daripada orang lain dalam syarikat atau organisasi yang sama dengan anda.
   • Di Luar Organisasi Saya: Mesej dihantar kepada orang di luar organisasi anda. Pilih kotak pilihan Autobalas kepada orang di luar organisasi saya.

   Terdapat risiko keselamatan yang terlibat dengan balasan automatik.

6. Pilih OK.

Alat Autobalas Outlook dan Tambahan

Daripada menyediakan peraturan dalam Outlook secara manual, gunakan alat tambah seperti Mail Responder untuk Outlook atau alatan seperti Email Responder (FreeBusy) atau Auto Reply Manager. Alat ini bijak menghantar hanya balasan luar pejabat yang diperlukan.

Untuk mengekalkan balasan di luar pejabat secara lebih terpusat pada pelayan Exchange (termasuk templat yang menampilkan medan digabungkan dengan Active Directory), cuba Symprex Out-of-Office Manager.

Cara Menghidupkan Balasan Automatik pada Outlook.com

Mendayakan balasan automatik pada Outlook.com ialah proses yang mudah. Ciri ini tidak menawarkan banyak pilihan seperti perisian Outlook, tetapi ia mudah digunakan.

1. Pada halaman Mel Outlook.com, pilih Tetapan > Lihat semua tetapan Outlook.

   

2. Pilih Mel > Balasan automatik.

   

3. Hidupkan Hidupkan balasan automatik togol.

   Untuk mematikan balasan automatik, matikan Balasan automatik hidupkan togol.

   

4. Pilihan: Pilih kotak pilihan Hantar balasan hanya dalam tempoh masa. Tentukan Masa mula dan Masa tamat. Balasan automatik hanya dihantar dalam tempoh masa ini.

5. Masukkan mesej yang ingin anda hantar semasa balasan automatik didayakan.

   

6. Secara pilihan, pilih kotak pilihan Hantar balasan hanya kepada kenalan untuk menghantar balasan automatik kepada orang dan alamat e-mel sahaja dalam kenalan Outlook.com anda.
7. Pilih Simpan.