Cara Menggunakan Kalendar Microsoft Teams

2024 Pengarang: Abigail Brown | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2024-01-07 19:05

Microsoft Teams menampilkan pelbagai alatan untuk meningkatkan produktiviti dan meningkatkan komunikasi antara pekerja dengan sembang teks, panggilan suara dan video, fungsi perkongsian fail, rekod peralihan dalam talian dan kalendar kongsinya.

Fungsi kalendar kongsi Microsoft Teams membolehkan ahli kumpulan membuat mesyuarat terus dalam apl Teams, menyatakan butiran dan menambah ahli lain supaya mereka bukan sahaja dimaklumkan tentang acara itu tetapi menambahkannya pada Microsoft Teams mereka yang disegerakkan kalendar juga.

Artikel ini digunakan untuk apl Microsoft Teams pada peranti Windows 10, iOS dan Android sebagai tambahan kepada versi web.

Cara Microsoft Teams Calendars Berfungsi

Microsoft Teams ialah alat kerjasama yang direka untuk organisasi atau kumpulan dan oleh itu distrukturkan dengan tumpuan kumpulan atau pasukan dalam fikiran. Anda mungkin boleh log masuk ke kumpulan Microsoft Teams dengan e-mel biasa anda, tetapi lebih kerap daripada tidak, anda diberikan e-mel syarikat yang anda gunakan untuk mengakses Teams dan apl dan perkhidmatan Microsoft 365 lain yang berkaitan.

Apl Microsoft Teams mempunyai satu kalendar utama yang diperuntukkan kepada keseluruhan kumpulan atau organisasi anda. Ahli kumpulan boleh menambah mesyuarat atau acara pada kalendar ini yang dipaparkan secara automatik dalam kalendar untuk ahli lain. Individu juga boleh ditambahkan pada acara atau mesyuarat kalendar jika mereka perlu hadir.

Secara teknikal, kalendar terbina dalam (atau lalai) dipanggil kalendar Kumpulan manakala kalendar luaran yang dikongsi dalam Microsoft Teams ialah kalendar Dikongsi. Walau bagaimanapun, istilah ini sering dicampuradukkan dan perbezaan di antaranya telah menjadi kabur.

Adalah idea yang baik untuk merujuk kalendar dalam Microsoft Teams dengan nama unik daripada menggunakan istilah Kongsi atau Kumpulan untuk mengelakkan kekeliruan.

Kalendar juga boleh dikongsi dalam Microsoft Teams daripada Outlook atau perkhidmatan penjadualan lain seperti Kalendar Google.

Cara Membuat Acara Kalendar Dikongsi Pasukan Microsoft

Berikut ialah proses untuk mencipta acara, yang dirujuk sebagai mesyuarat dalam Microsoft Teams, yang boleh dikongsi dengan ahli kumpulan lain dan ditambahkan secara automatik pada kalendar kumpulan.

Contoh ini menggunakan apl Windows 10 Microsoft Teams, tetapi arahan ini dan menu yang digunakan adalah sama merentas semua versi lain.

1. Buka apl Microsoft Teams.

2. Pilih Kalendar.

   

3. Klik Mesyuarat baharu.

   

4. Pilih zon waktu yang sesuai daripada menu lungsur di bahagian atas skrin.

   

   Anda tidak perlu risau tentang zon waktu ahli pasukan anda berada kerana masa mesyuarat anda akan disesuaikan secara automatik untuk mereka.

5. Taip nama untuk mesyuarat anda dalam medan Tambah tajuk.

   

6. Dalam medan Tambah peserta yang diperlukan, taipkan nama orang yang anda ingin diberitahu tentang acara tersebut. Sebaik sahaja anda mula menaip, nama akan muncul secara automatik untuk anda pilih.

   

   Jika anda ingin berkongsi acara kalendar ini dengan orang yang bukan dalam kumpulan Microsoft Teams anda, atau mungkin tidak menggunakan Microsoft Teams, anda boleh berbuat demikian dengan memasukkan alamat e-mel penuh mereka dan bukannya nama mereka.

   Klik Pilihan untuk menambah ahli kumpulan yang anda ingin tahu tentang mesyuarat tetapi tidak perlu hadir.

   Setelah mesyuarat telah dibuat, semua pihak yang dijemput akan dihantar jemputan ke alamat e-mel mereka yang berkaitan.

7. Seterusnya, nyatakan masa mula dan tamat mesyuarat anda.

   

8. Klik Tidak mengulangi untuk membuka menu dan menjadikan mesyuarat sebagai acara biasa jika perlu berulang. Contohnya, anda mungkin ingin mengadakan mesyuarat yang sama setiap hari bekerja, mingguan atau sebulan sekali.

   

9. Klik Tambah saluran jika mesyuarat anda khusus untuk kategori tertentu dalam persediaan Microsoft Teams syarikat anda. Contohnya, anda mungkin mahu meletakkannya dalam saluran Pengurus supaya hanya ahli pasukan yang menggunakan saluran itu mengetahui bahawa mesyuarat sedang berlaku.

   

   Anda boleh membiarkan banyak medan ini kosong jika anda mahu.

10. Seterusnya ialah medan Tambah lokasi. Walaupun namanya, ini sebenarnya bukan untuk menentukan lokasi fizikal. Sebaliknya, ini adalah untuk memilih sistem Bilik didayakan Microsoft Teams yang disambungkan atau peranti telefon persidangan.

    Jika syarikat anda tidak menggunakan peranti sedemikian, anda tidak perlu risau untuk melengkapkan medan ini.

    

11. Dalam medan besar di bahagian bawah skrin, taip butiran untuk medan mesyuarat, masukkan perihalan mesyuarat anda, agenda mesyuarat atau mesej kepada peserta.

    

12. Akhir sekali, klik Hantar. Ini akan menambahkan acara pada kalendar Microsoft Teams anda dan akan menjemput mereka yang telah anda tambahkan. Sebaik sahaja mereka RSVP, acara itu akan ditambahkan secara automatik pada kalendar mereka juga.

    

    Jika anda belum menambahkan sesiapa pada acara itu, anda akan ditunjukkan butang Simpan sebaliknya. Ini hanya akan menyimpan acara itu ke kalendar Microsoft Teams peribadi anda.

Apakah yang Pembantu Penjadualan Pasukan Microsoft Lakukan?

Pilihan Pembantu Penjadualan yang ditunjukkan semasa membuat mesyuarat dalam Microsoft Teams pada komputer ialah cara alternatif untuk membuat atau mengedit acara. Ia menggunakan antara muka pengguna yang lebih visual yang memaparkan pilihan di sebelah kiri skrin dan membolehkan anda memilih tempoh masa dengan tetikus anda yang secara automatik membuat perubahan pada jadual.

Faedah sebenar Pembantu Penjadualan ialah cara ia memaparkan semua jadual ahli kumpulan. Ini memudahkan untuk melihat masa dan hari semua orang tersedia dan menghilangkan kerumitan untuk bertanya kepada ahli kumpulan masa yang paling sesuai untuk mereka.

Jadual hanya akan muncul dalam Pembantu Penjadualan jika ia telah dimasukkan ke dalam Pasukan Microsoft oleh pentadbir atau pengguna lain. Jika organisasi anda tidak menggunakan Microsoft Teams untuk mengurus jadual, ciri ini tidak akan berguna.

Microsoft Teams’ Scheduling Assistant ialah alat pilihan sepenuhnya, walaupun sesetengah mungkin lebih menyukainya daripada pilihan penciptaan mesyuarat lalai.

Cara Menerima Jemputan Kalendar Microsoft Teams

Sebaik sahaja anda telah ditambahkan pada mesyuarat dalam kalendar Microsoft Teams, anda sepatutnya menerima jemputan melalui e-mel dengan serta-merta.

Apabila anda menerima e-mel ini, klik pautan Sertai Microsoft Teams Meeting untuk menerima jemputan. Apl Microsoft Teams membuka dan menambahkan anda pada acara tersebut. Jika anda tidak memasang Microsoft Teams, anda digesa untuk memasangnya.

Jika anda belum menerima jemputan, semak dengan pencipta acara untuk memastikan mereka menggunakan alamat e-mel yang betul. Anda juga mungkin ingin menyemak folder spam atau mel sampah anda.

Sesetengah perkhidmatan e-mel mungkin menggesa anda untuk menambahkan acara Microsoft Teams ini pada sistem kalendar mereka sendiri. Anda boleh melakukan ini jika anda mahu tetapi anda masih perlu mengklik pada pautan teks dalam e-mel untuk menerima jemputan.

Cara Menggunakan Outlook Teams Penciptaan dan Perkongsian Acara

Microsoft Teams memerlukan akaun Microsoft untuk digunakan. Biasanya, syarikat atau organisasi anda akan memberikan anda akaun Microsoft baharu yang boleh digunakan untuk mengakses Microsoft Teams dan pelbagai perkhidmatan Microsoft Office yang lain.

E-mel yang dikaitkan dengan akaun Microsoft ini boleh digunakan untuk log masuk ke Outlook dan, kerana akaun ini juga digunakan untuk mengakses Pasukan, mesyuarat kalendar boleh dibuat dalam Outlook dan disegerakkan secara automatik ke Microsoft Teams.

Untuk ini berfungsi, anda perlu menggunakan akaun Microsoft yang sama untuk Outlook dan Microsoft Teams. Contohnya, anda tidak boleh menggunakan akaun e-mel Outlook peribadi anda untuk membuat acara untuk kalendar Microsoft Teams kerja.

Ini boleh dilakukan dengan apl Outlook dan melalui pengalaman web dan keseluruhan proses adalah hampir sama dengan cara anda membuat mesyuarat dalam Microsoft Teams seperti yang ditunjukkan di atas.

Untuk mengakses kalendar dalam Outlook, cuma klik ikon Calendar di bahagian bawah menu sebelah kiri. Setelah kalendar dibuka, klik pada hari untuk memulakan proses penciptaan acara.

Jika anda mahu acara yang dibuat dalam Outlook mendaftar dalam Pasukan, anda perlu mengaktifkan suis di sebelah Mesyuarat pasukan, yang boleh didapati bersama Cari bilik atau lokasi teks. Jika anda tidak berbuat demikian, fungsi kalendar kongsi Microsoft Teams tidak akan diaktifkan dan acara itu hanya akan menjadi acara asas dalam jadual kalendar Outlook anda.

Cara Berkongsi Kalendar Lain dalam Microsoft Teams

Walaupun Microsoft Teams menampilkan ciri kalendar terbina dalamnya sendiri, anda juga boleh mengimport kalendar tambahan daripada Outlook, Google atau mana-mana perkhidmatan penjadualan lain yang menyediakan alamat web yang boleh dikongsi untuk kalendarnya.

Ini boleh berguna jika pasukan anda menggunakan apl atau perkhidmatan lain untuk mengurus acara di luar ekosistem Microsoft Office.

Contoh ini menggunakan Kalendar Google, tetapi prosesnya adalah sama untuk perkhidmatan sedemikian yang lain.

1. Buka Kalendar Google dalam penyemak imbas web seperti biasa.

2. Tuding kursor tetikus anda pada nama kalendar supaya tiga titik muncul di sebelah kanan namanya. Klik tiga titik untuk membuka menu.

   

3. Klik Tetapan.

   

4. Klik pada alamat web di bawah URL Awam ke kalendar ini dan tekan Ctrl + Vuntuk menyalinnya ke papan keratan anda.

   

5. Buka Microsoft Teams dan pergi ke kumpulan atau sembang yang ingin anda tambahkan kalendar.

   

6. Klik simbol + di bahagian atas skrin.

   

7. Klik Laman web.

   

8. Tampal alamat kalendar anda ke dalam medan URL.

   

   Anda juga boleh menambah nama tersuai untuknya dengan menaip dalam medan Nama tab dan pilih jika anda ingin memaklumkan kumpulan penambahan kalendar dengan menandai kotak di sebelah Siarkan ke saluran tentang tab ini.

9. Klik Simpan.

   

   Kalendar anda kini akan dikongsi dalam Microsoft Teams dan boleh dilihat oleh semua orang dalam tab tersuai baharu ini.

Cara Mengedit Mesyuarat Microsoft Teams

Untuk mengedit mesyuarat Microsoft Teams yang telah anda buat atau mempunyai akses, anda hanya perlu klik pada kalendar anda dalam apl Microsoft Teams dan buat perubahan pada medan yang sesuai.

Anda boleh menambah atau mengalih keluar hadirin, menukar masa atau lokasi dan juga mengedit nama dan perihalan acara. Cuma pastikan anda mengklik Hantar Kemas Kini apabila anda selesai menyimpan perubahan.

Jika perubahan tidak ditunjukkan untuk anda atau ahli pasukan anda, cuba tutup apl sepenuhnya dan kemudian buka semula.

Anda juga boleh mengedit acara Pasukan dalam Outlook dengan membuka acara pada kalendar dan kemudian mengklik Edit.