Apabila anda mempunyai jumlah data yang besar, ia boleh menjadi keterlaluan jika ia tidak diisih dengan betul dalam buku kerja anda. Pelajari kaedah yang berbeza untuk mengisih data dalam Excel agar menjadi lebih produktif dan menjadikan hamparan anda lebih mudah untuk diurus.
Arahan dalam artikel ini digunakan untuk Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel untuk Microsoft 365, Excel Online dan Excel untuk Mac.
Pilih Data untuk Diisih
Sebelum data boleh diisih, Excel perlu mengetahui julat tepat yang hendak diisih. Excel akan memilih kawasan data berkaitan selagi data memenuhi syarat berikut:
- Tiada baris atau lajur kosong dalam kawasan data berkaitan.
- Baris dan lajur kosong berada di antara kawasan data yang berkaitan.
Excel menentukan sama ada kawasan data mempunyai nama medan dan mengecualikan baris daripada rekod untuk diisih. Membenarkan Excel memilih julat untuk diisih boleh berisiko, terutamanya dengan sejumlah besar data yang sukar untuk diperiksa.
Untuk memastikan data yang betul dipilih, serlahkan julat sebelum memulakan pengisihan. Jika julat yang sama akan diisih berulang kali, pendekatan terbaik ialah memberinya Nama.
Kunci Isih dan Isih Tertib dalam Excel
Isih memerlukan penggunaan kekunci isihan dan susunan isihan. Kekunci isihan ialah data dalam lajur atau lajur yang anda ingin isih dan dikenal pasti dengan tajuk lajur atau nama medan. Dalam imej di bawah, kunci isihan yang mungkin ialah ID Pelajar, Nama, Umur, Program dan Bulan Bermula.
Isih Data Dengan Cepat
Untuk melakukan isihan pantas, pilih satu sel dalam lajur yang mengandungi kekunci isih. Kemudian pilih cara anda mahu data diisih. Begini caranya:
- Pilih sel dalam lajur yang mengandungi kekunci isihan.
- Pilih Rumah.
- Pilih Isih & Penapis untuk membuka menu lungsur turun pilihan isihan.
- Pilih cara anda ingin mengisih data. Pilih sama ada tertib menaik atau menurun.
Apabila menggunakan Isih & Penapis, pilihan susunan isihan dalam senarai juntai bawah berubah bergantung pada jenis data dalam julat yang dipilih. Untuk data teks, pilihannya ialah Isih A hingga Z dan Isih Z hingga A. Untuk data berangka, pilihannya ialah Isih Terkecil kepada Terbesar dan Isih Terbesar kepada Terkecil.
Isih Berbilang Lajur Data dalam Excel
Selain melaksanakan isihan pantas berdasarkan satu lajur data, ciri isihan tersuai Excel membolehkan anda mengisih pada berbilang lajur dengan mentakrifkan berbilang kunci isihan. Dalam isihan berbilang lajur, kekunci isihan dikenal pasti dengan memilih tajuk lajur dalam kotak dialog Isih.
Seperti isihan pantas, kekunci isihan ditakrifkan dengan mengenal pasti tajuk lajur atau nama medan, dalam jadual yang mengandungi kekunci isihan.
Isih pada Contoh Berbilang Lajur
Dalam contoh di bawah, data dalam julat A2 hingga E12 diisih pada dua lajur data. Data diisih dahulu mengikut nama dan kemudian mengikut umur.
Untuk mengisih berbilang lajur data:
- Serlahkan julat sel yang hendak diisih. Dalam contoh ini, sel A2 hingga E12 dipilih.
- Pilih Rumah.
- Pilih Isih & Tapis untuk membuka senarai lungsur.
- Pilih Isih Tersuai untuk membuka kotak dialog Isih.
- Letakkan tanda di sebelah Data saya mempunyai pengepala.
- Di bawah tajuk Lajur, pilih Isih mengikut anak panah ke bawah dan pilih Nama daripada senarai juntai bawah untuk mengisih data dahulu mengikut lajur Nama.
- Di bawah tajuk Isih Pada, biarkan tetapan sebagai Nilai Sel. Isihan adalah berdasarkan data sebenar dalam jadual.
- Di bawah tajuk Pesanan, pilih anak panah ke bawah dan pilih Z hingga A untuk mengisih data Nama dalam tertib menurun.
- Pilih Tambah Tahap untuk menambah pilihan isihan kedua.
- Di bawah tajuk Lajur, pilih Kemudian dengan anak panah ke bawah dan pilih Umur untuk mengisih rekod dengan nama pendua mengikut lajur Umur.
- Di bawah tajuk Pesanan, pilih Terbesar kepada Terkecil daripada senarai juntai bawah untuk mengisih data Umur dalam susunan menurun.
- Pilih OK untuk menutup kotak dialog dan mengisih data.
Akibat daripada menentukan kunci isihan kedua, ditunjukkan dalam contoh di bawah, kedua-dua rekod dengan nilai yang sama untuk medan Nama diisih mengikut tertib menurun menggunakan medan Umur. Ini menghasilkan rekod untuk pelajar Wilson J., umur 21, berada sebelum rekod untuk Wilson P., umur 19.
Baris Pertama: Tajuk Lajur atau Data
Julat data yang dipilih untuk mengisih dalam contoh di atas termasuk tajuk lajur di atas baris pertama data. Baris ini mengandungi data yang berbeza daripada data dalam baris berikutnya. Excel menentukan bahawa baris pertama mengandungi tajuk lajur dan melaraskan pilihan yang tersedia dalam kotak dialog Isih untuk memasukkannya.
Excel menggunakan pemformatan untuk menentukan sama ada baris mengandungi tajuk lajur. Dalam contoh di atas, tajuk lajur ialah fon yang berbeza daripada data dalam baris yang lain.
Jika baris pertama tidak mengandungi tajuk, Excel menggunakan huruf lajur (seperti Lajur D atau Lajur E) sebagai pilihan dalam pilihan Lajur kotak dialog Isih.
Excel menggunakan perbezaan ini untuk membuat penentuan sama ada baris pertama ialah baris tajuk. Jika Excel membuat kesilapan, kotak dialog Isih mengandungi kotak semak Data saya mempunyai pengepala yang mengatasi pilihan automatik ini.
Isih Data mengikut Tarikh atau Masa dalam Excel
Selain mengisih data teks mengikut abjad atau nombor daripada terbesar kepada terkecil, pilihan isihan Excel termasuk nilai tarikh pengisihan. Pesanan isihan tersedia yang tersedia untuk tarikh termasuk:
- Tertib menaik: Terlama kepada yang terbaru.
- Pesanan menurun: Terbaharu hingga tertua.
Isih Cepat lwn. Isih Kotak Dialog
Tarikh dan masa yang diformatkan sebagai data nombor, seperti Tarikh Dipinjam dalam contoh di atas, gunakan kaedah isihan pantas untuk mengisih pada satu lajur. Untuk isihan yang melibatkan berbilang lajur tarikh atau masa, gunakan kotak dialog Isih dengan cara yang sama seperti mengisih berbilang lajur nombor atau data teks.
Isih mengikut Contoh Tarikh
Untuk melakukan isihan pantas mengikut tarikh dalam tertib menaik, daripada yang paling lama kepada yang terbaru:
- Serlahkan julat sel yang hendak diisih. Untuk mengikuti contoh di atas, serlahkan sel G2 hingga K7.
- Pilih Rumah.
- Pilih Isih & Tapis untuk membuka senarai lungsur.
- Pilih Isih Tersuai untuk membuka kotak dialog Isih.
- Di bawah tajuk Lajur, pilih Isih mengikut anak panah ke bawah dan pilih Borrowed untuk mengisih data mengikut tarikh yang dipinjam dahulu.
- Di bawah tajuk Isih Pada, pilih Nilai Sel. Isihan adalah berdasarkan data sebenar dalam jadual.
- Di bawah tajuk Susun Isih, pilih Terlama ke Terbaru daripada senarai lungsur.
- Pilih OK dalam kotak dialog untuk menutup kotak dialog dan mengisih data.
Jika hasil pengisihan mengikut tarikh tidak menjadi seperti yang diharapkan, data dalam lajur yang mengandungi kunci isihan mungkin mengandungi tarikh atau masa yang disimpan sebagai data teks dan bukannya sebagai nombor (tarikh dan masa hanyalah data nombor yang diformatkan).
Data Campuran dan Isih Pantas
Apabila menggunakan kaedah isihan pantas, jika rekod yang mengandungi data teks dan nombor digabungkan bersama, Excel mengisih nombor dan data teks secara berasingan dengan meletakkan rekod dengan data teks di bahagian bawah senarai yang diisih.
Excel mungkin juga memasukkan tajuk lajur dalam hasil isihan, mentafsirkannya sebagai satu lagi baris data teks dan bukannya sebagai nama medan untuk jadual data.
Amaran Isih Kemungkinan
Jika kotak dialog Isih digunakan, walaupun untuk isihan pada satu lajur, Excel mungkin memaparkan mesej yang memberi amaran kepada anda bahawa ia telah menemui data yang disimpan sebagai teks dan memberi anda pilihan untuk:
- Isih apa-apa yang kelihatan seperti nombor sebagai nombor.
- Isih nombor dan nombor yang disimpan sebagai teks secara berasingan.
Jika anda memilih pilihan pertama, Excel cuba meletakkan data teks di lokasi yang betul bagi hasil isihan. Pilih pilihan kedua dan Excel meletakkan rekod yang mengandungi data teks di bahagian bawah hasil isihan, sama seperti yang dilakukan dengan isihan pantas.
Isih Data mengikut Hari dalam Minggu atau mengikut Bulan dalam Excel
Anda juga boleh mengisih data mengikut hari dalam minggu atau mengikut bulan dalam tahun menggunakan senarai tersuai terbina dalam yang sama yang digunakan oleh Excel untuk menambah hari atau bulan pada lembaran kerja menggunakan pemegang isian. Senarai ini membenarkan pengisihan mengikut hari atau bulan mengikut kronologi dan bukannya mengikut abjad.
Seperti pilihan isihan lain, nilai pengisihan mengikut senarai tersuai boleh dipaparkan dalam tertib menaik (Ahad hingga Sabtu atau Januari hingga Disember) atau tertib menurun (Sabtu hingga Ahad atau Disember hingga Januari).
Dalam imej di atas, langkah berikut telah diikuti untuk mengisih sampel data dalam julat A2 hingga E12 mengikut bulan dalam setahun:
- Serlahkan julat sel yang hendak diisih.
- Pilih Rumah.
- Pilih Isih & Tapis untuk membuka senarai lungsur.
- Pilih Isih Tersuai untuk membuka kotak dialog Isih.
- Di bawah tajuk Lajur, pilih Mula Bulan daripada senarai lungsur untuk mengisih data mengikut bulan dalam setahun.
- Di bawah tajuk Isih Pada, pilih Nilai Sel. Isihan adalah berdasarkan data sebenar dalam jadual.
- Di bawah tajuk Pesanan, pilih anak panah ke bawah di sebelah pilihan lalai A hingga Z untuk membuka menu lungsur.
- Pilih Senarai Tersuai untuk membuka kotak dialog Senarai Tersuai.
- Dalam tetingkap sebelah kiri kotak dialog, pilih Januari, Februari, Mac, April.
- Pilih OK untuk mengesahkan pemilihan dan kembali ke kotak dialog Isih.
- Senarai yang dipilih (Januari, Februari, Mac, April) dipaparkan di bawah tajuk Pesanan.
- Pilih OK untuk menutup kotak dialog dan mengisih data mengikut bulan dalam setahun.
Secara lalai, senarai tersuai hanya dipaparkan dalam tertib menaik dalam kotak dialog Senarai Tersuai. Untuk mengisih data dalam susunan menurun menggunakan senarai tersuai selepas memilih senarai yang dikehendaki supaya ia dipaparkan di bawah tajuk Pesanan dalam kotak dialog Isih:
- Pilih anak panah ke bawah di sebelah senarai yang dipaparkan, seperti Januari, Februari, Mac, April untuk membuka menu lungsur.
- Dalam menu, pilih pilihan senarai tersuai yang dipaparkan dalam tertib menurun, seperti Disember, November, Oktober, September.
- Klik OK untuk mengisih data dalam tertib menurun menggunakan senarai tersuai.
Isih mengikut Baris untuk Menyusun Semula Lajur dalam Excel
Seperti yang ditunjukkan dengan pilihan isihan sebelumnya, data biasanya diisih menggunakan tajuk lajur atau nama medan. Hasilnya ialah penyusunan semula keseluruhan baris atau rekod data. Pilihan isihan yang kurang dikenali dan oleh itu, kurang digunakan dalam Excel ialah mengisih mengikut baris, yang mempunyai kesan menyusun semula susunan lajur dari kiri ke kanan dalam lembaran kerja.
Satu sebab untuk mengisih mengikut baris adalah untuk memadankan susunan lajur antara jadual data yang berbeza. Dengan lajur dalam susunan kiri ke kanan yang sama, lebih mudah untuk membandingkan rekod atau menyalin dan mengalihkan data antara jadual.
Sesuaikan Susunan Lajur
Sangat jarang, walau bagaimanapun, menjadikan lajur dalam susunan yang betul sebagai tugas yang mudah disebabkan oleh pengehadan pilihan susunan isihan menaik dan menurun untuk nilai. Biasanya, adalah perlu untuk menggunakan susunan isihan tersuai dan Excel termasuk pilihan untuk mengisih mengikut sel atau warna fon atau mengikut ikon pemformatan bersyarat.
Cara paling mudah untuk memberitahu Excel susunan lajur adalah dengan menambah baris di atas atau di bawah jadual data yang mengandungi nombor yang menunjukkan susunan lajur dari kiri ke kanan. Isih mengikut baris kemudian menjadi perkara mudah untuk mengisih lajur terkecil hingga terbesar mengikut baris yang mengandungi nombor.
Setelah pengisihan selesai, baris nombor yang ditambah boleh dipadamkan dengan mudah.
Isih mengikut Baris Contoh
Dalam sampel data yang digunakan untuk siri ini pada pilihan isihan Excel, lajur ID Pelajar sentiasa berada di sebelah kiri, diikuti oleh Nama dan kemudian Umur.
Dalam keadaan ini, seperti yang ditunjukkan dalam imej di atas, nombor telah ditambahkan pada lajur untuk menyediakan lembaran kerja untuk menyusun semula lajur supaya lajur Program berada di sebelah kiri dahulu diikuti dengan Bulan Mula, Nama, Umur, dan ID Pelajar.
Berikut ialah cara menukar susunan lajur:
- Sisipkan baris kosong di atas baris yang mengandungi nama medan.
- Dalam baris baharu ini, masukkan nombor berikut dari kiri ke kanan bermula dalam lajur A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Serlahkan julat yang hendak diisih. Dalam contoh ini, serlahkan A2 hingga E13.
- Pilih Rumah.
- Pilih Isih & Tapis untuk membuka senarai lungsur.
- Pilih Isih Tersuai untuk membuka kotak dialog Isih.
- Pilih Pilihan untuk membuka kotak dialog Isih Pilihan.
- Dalam bahagian Orientasi, pilih Isih kiri ke kanan untuk mengisih susunan lajur dari kiri ke kanan dalam lembaran kerja.
- Pilih OK untuk menutup kotak dialog Pilihan Isih.
- Dengan perubahan dalam Orientasi, tajuk Lajur dalam kotak dialog Isih bertukar kepada Baris.
- Pilih Isih mengikut anak panah ke bawah dan pilih Baris 2. Ini ialah baris yang mengandungi nombor tersuai.
- Di bawah tajuk Isih Pada, pilih Nilai Sel.
- Di bawah tajuk Pesanan, pilih Terkecil kepada Terbesar daripada senarai juntai bawah untuk mengisih nombor dalam baris 2 dalam tertib menaik.
- Pilih OK untuk menutup kotak dialog dan mengisih lajur dari kiri ke kanan mengikut nombor dalam baris 2.
- Susunan lajur bermula dengan Program diikuti Bulan Mula, Nama, Umur dan ID Pelajar.
Gunakan Pilihan Isih Tersuai Excel untuk Menyusun Semula Lajur
Walaupun isihan tersuai tersedia dalam kotak dialog Isih dalam Excel, pilihan ini tidak mudah digunakan semasa menyusun semula lajur dalam lembaran kerja. Pilihan untuk membuat susunan isihan tersuai yang tersedia dalam kotak dialog Isih ialah mengisih data mengikut warna sel, warna fon dan ikon.
Melainkan setiap lajur telah menggunakan pemformatan unik, seperti fon atau warna sel yang berbeza, pemformatan itu perlu ditambahkan pada sel individu dalam baris yang sama untuk setiap lajur disusun semula.
Sebagai contoh, untuk menggunakan warna fon untuk menyusun semula lajur:
- Pilih setiap nama medan dan tukar warna fon untuk setiap medan. Contohnya, tukar Program kepada merah, Bulan Mula kepada hijau, Nama kepada biru, Umur kepada oren dan ID Pelajar kepada ungu.
- Dalam kotak dialog Isih, pilih Isih mengikut dan pilih Baris 2.
- Di bawah tajuk Isih, pilih Warna Fon.
- Di bawah tajuk Pesanan, tetapkan susunan warna nama medan secara manual agar sepadan dengan susunan lajur yang dikehendaki.
- Selepas mengisih, tetapkan semula warna fon untuk setiap nama medan.
