Outlook menggunakan kumpulan kenalan untuk menyimpan ahli senarai pengedaran. Selepas anda membuat kumpulan kenalan dan menambah kenalan, buat satu mesej e-mel dan alamatkannya kepada kumpulan kenalan. Dengan cara itu, semua orang dalam senarai pengedaran menerima mesej yang sama dan anda menjimatkan masa.
Arahan dalam artikel ini digunakan untuk Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 dan Outlook untuk Microsoft 365.
Cara Menyediakan Senarai Pengedaran dalam Outlook
Untuk mencipta kumpulan kenalan dalam Outlook, buat senarai dan pilih tempat untuk menyimpannya. Begini caranya:
- Buka Outlook.
-
Pergi ke tab Home dan pilih Item Baharu.
Image -
Pilih Lagi Item > Kumpulan Kenalan. Atau tekan Ctrl+ Shift+ L.
Image -
Dalam tetingkap Contact Group, letakkan kursor dalam kotak teks Name dan taipkan nama untuk senarai pengedaran.
Untuk menghantar e-mel ke senarai pengedaran, masukkan nama senarai dalam kotak teks Ke pada tetingkap mesej baharu.
- Biarkan tetingkap Kumpulan Kenalan terbuka.
Tambah Ahli pada Kumpulan Kenalan Outlook
Selepas kumpulan dibuat dan disimpan, tambahkan kenalan pada senarai pengedaran.
Untuk menambah kenalan pada kumpulan kenalan:
- Dalam tetingkap Contact Group, pergi ke tab Contact Group.
-
Pilih Tambah Ahli > Dari Kenalan Outlook.
Image -
Dalam kotak dialog Pilih Ahli: Kenalan, pilih kenalan dan pilih Ahli untuk menambah kenalan itu pada senarai pengedaran.
Jika kenalan tidak disenaraikan, cari kenalan itu mengikut nama atau alamat e-mel. Jika anda masih tidak menemui kenalan, pilih Buku Alamat anak panah lungsur turun dan pilih senarai lain.
- Ulang langkah 3 untuk setiap kenalan yang anda ingin tambahkan pada senarai pengedaran.
- Pilih OK.
-
Dalam tetingkap Contact Group, pilih Simpan & Tutup.
Buat Kenalan Baharu dalam Senarai Edaran
Untuk menambah penerima yang tiada dalam buku alamat Outlook anda ke kumpulan kenalan:
- Pergi ke Outlook Orang dan klik dua kali senarai pengedaran.
- Dalam tetingkap Contact Group, pergi ke tab Contact Group dan pilih Tambah Ahli> Kenalan E-mel Baharu.
-
Dalam kotak teks Nama paparan, taipkan nama untuk kenalan.
Image Jika anda tidak tahu nama kenalan, masukkan alamat e-mel mereka atau taip alias.
- Dalam kotak teks Alamat e-mel, masukkan alamat e-mel kenalan baharu.
- Jika anda tidak mahu menambah ahli baharu pada buku alamat, kosongkan kotak semak Tambah pada Kenalan.
- Pilih OK.
-
Dalam tetingkap Contact Group, pilih Simpan & Tutup untuk menyimpan perubahan pada senarai pengedaran.
Cara Berkongsi Kumpulan Kenalan dalam Outlook
Adakah orang lain yang akan mendapat manfaat jika mereka mempunyai senarai pengedaran anda? Daripada membuat mereka menyediakan kumpulan kenalan yang sama dari awal, kongsi kumpulan kenalan itu dengan mereka. Ia semudah menghantar lampiran e-mel.
Untuk berkongsi kumpulan kenalan:
- Pergi ke Outlook People.
- Klik dua kali kumpulan pengedaran yang ingin anda kongsi.
-
Dalam tetingkap Contact Group, pergi ke tab Contact Group dan pilih Forward Group> Sebagai Kenalan Outlook.
Image Pilih Dalam Format Internet (vKad) untuk melampirkan fail teks yang mengandungi nama dan alamat ahli kumpulan.
- Alamatkan mesej kepada orang yang anda ingin terima senarai pengedaran.
-
Pilih Hantar.
Import Kumpulan Hubungan Outlook yang Telah Dikongsi Dengan Anda melalui E-mel
Jika seseorang membuat senarai pengedaran dalam Outlook dan menghantarnya e-mel kepada anda sebagai fail kenalan Outlook, import senarai itu ke dalam buku alamat anda dan gunakan sebagai milik anda.
- Buka mesej yang mengandungi fail kenalan Outlook yang dilampirkan untuk kumpulan itu.
-
Pilih anak panah lungsur lampiran.
Image - Pilih Buka.
- Dalam tetingkap Contact Group, pergi ke Fail > Info.
-
Pilih Alih ke Folder > Salin ke Folder.
Image -
Dalam Salin Item ke kotak dialog, pilih folder Contacts.
Image - Pilih OK.
- Dengan senarai pengedaran anda telah sedia dan sedia, anda boleh mula menghantar mesej kepada ahlinya.
Jika anda mahukan lebih kawalan ke atas senarai pengedaran anda, gunakan kategori kenalan untuk membentuk senarai mel yang elegan.
