Kehilangan dokumen penting yang telah anda luangkan banyak masa untuk mencipta adalah mengecewakan, terutamanya jika anda seperti kebanyakan pengguna, yang membuat dokumen terus pada komputer dan tidak mendapat manfaat daripada salinan tulisan tangan.
Berikut ialah enam cara untuk memastikan dokumen anda yang diproses perkataan selamat.
Jangan sekali-kali Simpan Dokumen Anda pada Pemacu OS Anda
Walaupun kebanyakan pemproses kata menyimpan fail anda dalam folder My Documents, ini adalah tempat yang paling teruk untuk mereka. Sama ada virus atau kegagalan perisian, kebanyakan masalah komputer menjejaskan sistem pengendalian, dan selalunya, satu-satunya penyelesaian ialah memformat semula pemacu dan memasang semula sistem pengendalian. Dalam keadaan sedemikian, segala-galanya pada pemacu akan hilang.
Memasang pemacu keras kedua pada komputer anda ialah cara yang agak murah untuk menangani masalah ini. Pemacu keras dalaman kedua tidak akan terjejas jika sistem pengendalian rosak, malah ia boleh dipasang pada komputer lain jika anda perlu membeli yang baharu.
Jika anda ragu-ragu tentang memasang pemacu dalaman kedua, pemacu keras luaran ialah pilihan yang sangat baik. Pemacu luaran boleh dilampirkan pada mana-mana komputer pada bila-bila masa dengan memasangkannya ke port USB atau FireWire. Banyak pemacu luaran juga mempunyai faedah tambahan daripada satu sentuhan atau sandaran berjadual; anda tentukan folder dan jadual, dan perisian menguruskan selebihnya.
Barisan Bawah
Menyimpan fail anda di lokasi yang berbeza daripada sistem pengendalian anda tidak mencukupi; anda perlu membuat sandaran tetap fail anda. Tingkatkan kemungkinan anda boleh mendapatkan semula fail dengan mempunyai sandaran kedua baginya. Jika data itu penting, pertimbangkan untuk menyimpan sandaran dalam peti besi kalis api.
Berhati-hati dengan Lampiran E-mel
Walaupun anda pasti ia tidak mengandungi virus, lampiran e-mel boleh menyebabkan anda kehilangan data. Sebagai contoh, jika anda menerima dokumen dengan nama yang sama seperti pada pemacu anda, dan perisian e-mel anda ditetapkan untuk menyimpan lampiran di lokasi yang sama, anda menghadapi risiko menimpa fail yang sudah ada. Ini sering berlaku apabila anda bekerjasama dalam dokumen dan rakan sekerja menghantar kemas kini melalui e-mel.
Tetapkan program e-mel anda untuk menyimpan lampiran di lokasi yang unik, atau, kecuali itu, fikir dua kali sebelum menyimpan lampiran e-mel pada pemacu keras anda.
Berhati-hati dengan Ralat Pengguna
Manfaatkan perlindungan yang disertakan dalam pemproses kata anda, seperti ciri versi dan perubahan yang dijejaki. Cara biasa pengguna kehilangan data ialah apabila mereka mengedit dokumen dan memadamkan bahagian secara tidak sengaja. Selepas dokumen disimpan, bahagian yang ditukar atau dipadamkan hilang melainkan anda mendayakan ciri yang menyimpan perubahan untuk anda.
Jika anda tidak mahu berurusan dengan ciri lanjutan, gunakan kekunci F12 sebelum anda mula berusaha untuk menyimpan fail di bawah nama lain. Ia tidak teratur seperti beberapa kaedah lain, tetapi ia adalah kaedah yang berguna.
Pergi ke Awan
Menyimpan fail dan sandarannya dalam awan menjadi lebih biasa. Storan awan menawarkan banyak kelebihan, seperti peruntukan ruang yang luas, kemudahan penggunaan, akses dari mana sahaja anda berada dan apa sahaja peranti yang anda gunakan dan kebolehpercayaan.
Perkhidmatan storan awan menyandarkan pelayan mereka, jadi terdapat dua lapisan perlindungan untuk fail yang disimpan dengan cara ini. Atas sebab ini, storan awan semakin menjadi pilihan terbaik untuk kebanyakan orang.
Terdapat beberapa pilihan percuma arus perdana:
- Google Drive menawarkan 15 GB dengan setiap akaun Google.
- Pengguna Mac mendapat 5 GB dengan iCloud, yang terbina dalam setiap peranti Apple.
- Microsoft menyediakan 5 GB ruang dengan OneDrive, yang disertakan dengan akaun Microsoft 365 dan Xbox.
Jika anda memerlukan lebih banyak ruang storan, perkhidmatan di atas menawarkan pilihan berbayar, begitu juga syarikat storan awan yang lain.
Simpan Salinan Keras Dokumen Anda
Ia tidak akan menghalang anda daripada perlu menaip dan memformat dokumen anda sekali lagi, tetapi menyimpan salinan bercetak dokumen penting sekurang-kurangnya akan memastikan anda mempunyai kandungan fail, dan itu lebih baik daripada tidak mempunyai apa-apa langsung.
