Apa Yang Perlu Diketahui
- Pertama, susun data ke dalam satu helaian Excel.
- Seterusnya, dalam Word, pilih Mailings > Mulakan Cantuman Mel > pilih jenis. Mailings > Pilih Penerima > Gunakan Senarai Sedia Ada > Buka helaian.
- Akhir sekali, cantumkan medan dalam Word dengan pergi ke Mailings > Insert Merge Field. Pilih medan dan tekan Insert.
Artikel ini menerangkan cara menggunakan ciri cantum mel dalam Microsoft Word dan Excel untuk menggabungkan teks daripada dokumen Word dengan dokumen sumber data, seperti hamparan. Arahan dalam artikel ini digunakan pada Word untuk Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 dan Word 2010.
Sediakan Data untuk Cantuman Mel
Ciri cantuman mel Word berfungsi dengan lancar dengan data daripada Excel. Walaupun anda boleh mencipta sumber data dalam Word, pilihan untuk menggunakan data ini adalah terhad. Jika anda mempunyai data senarai mel dalam hamparan, anda tidak perlu menaip semula maklumat ke dalam sumber data Word.
Anda boleh menggunakan mana-mana lembaran kerja Excel dalam fungsi gabungan mel Word tanpa sebarang penyediaan khas. Walau bagaimanapun, untuk mengelakkan ralat dalam proses cantuman mel, adalah idea yang baik untuk menyusun data dalam hamparan.
Pastikan bahawa sebarang perubahan yang akan anda lakukan pada hamparan telah selesai sebelum anda memulakan cantuman mel. Setelah gabungan dimulakan, membuat sebarang perubahan boleh menyebabkan ralat dengan gabungan mel.
Susun Data Hamparan
Susun data senarai mel Excel anda ke dalam baris dan lajur. Fikirkan setiap baris sebagai satu rekod dan setiap lajur sebagai medan yang akan anda masukkan ke dalam dokumen anda.
- Letakkan Semua Data pada Helaian Tunggal: Data senarai mel yang anda ingin gunakan untuk cantuman mel mestilah pada satu helaian. Jika ia tersebar merentasi berbilang helaian, gabungkan helaian atau lakukan berbilang cantuman mel. Selain itu, pastikan helaian itu dinamakan dengan jelas, kerana anda perlu memilih helaian yang ingin anda gunakan tanpa dapat melihatnya.
- Buat Baris Pengepala: Buat baris pengepala untuk helaian yang anda ingin gunakan untuk cantuman mel. Baris pengepala ialah baris yang mengandungi label yang mengenal pasti data dalam sel di bawahnya. Untuk memudahkan Excel membezakan antara data dan label, gunakan teks tebal, sempadan sel dan lorekan sel yang unik pada baris pengepala. Selain itu, pastikan pengepala yang anda pilih sepadan dengan nama medan gabungan, yang juga akan mengurangkan kemungkinan ralat akan berlaku.
- Formatkan Data Berangka Dengan Betul: Pastikan perkara seperti nombor jalan dan poskod diformatkan dengan betul mengikut cara ia sepatutnya muncul setelah cantuman mel selesai. Pemformatan nombor yang salah boleh menyebabkan ralat dalam cantuman.
Cara Menentukan Senarai Penerima Mail Cantum
Berikut ialah cara mengaitkan lembaran kerja Excel anda yang disediakan yang mengandungi senarai mel anda dengan dokumen Word anda:
-
Dalam Word buka dokumen yang akan anda gunakan sebagai templat gabungan mel anda. Ini boleh menjadi dokumen baharu atau dokumen sedia ada. Pilih Mailings > Mulakan Cantuman Mel.
Image -
Pilih jenis gabungan yang ingin anda jalankan. Pilihan anda ialah
- Surat
- Mesej e-mel
- Sampul surat
- Surat
- Direktori
Jika anda mahu, anda juga boleh menggunakan Wizard Cantuman Mel untuk membuat cantuman mel anda. Untuk contoh ini, kami akan melalui langkah-langkah untuk membuat cantuman mel secara manual.
-
Kemudian, pergi ke tab Mailings dan pilih Pilih Penerima > Gunakan Senarai Sedia Ada.
Image - Navigasi ke dan pilih fail Excel yang anda sediakan untuk cantuman mel, kemudian pilih Buka.
-
Jika Word menggesa anda, pilih Helaian1$ > OK.
Jika Excel anda mempunyai pengepala lajur, pilih kotak semak Barisan pertama data mengandungi pengepala lajur.
Buat atau Edit Dokumen Cantum Mel
Dengan hamparan Excel anda disambungkan ke dokumen cantum mel yang anda buat dalam Word, tiba masanya untuk mengedit dokumen Word anda.
Anda tidak boleh membuat perubahan pada sumber data anda dalam Excel pada masa ini. Untuk membuat perubahan pada data, tutup dokumen dalam Word sebelum membuka sumber data dalam Excel.
Sisipkan Medan Gabung dalam Dokumen Anda
Dalam Word, pilih Mailings > Insert Merge Field untuk menarik maklumat daripada hamparan ke dalam dokumen. Pilih medan yang ingin anda tambahkan (nama pertama, nama keluarga, bandar, negeri atau lain-lain), kemudian pilih Insert.
Lihat Dokumen Gabungan Mel
Word tidak meneruskan pemformatan daripada sumber data apabila memasukkan medan gabungan ke dalam dokumen. Jika anda ingin menggunakan pemformatan seperti condong, tebal atau garis bawah, lakukannya dalam Word.
Apabila melihat dokumen dengan medan, pilih anak panah berganda pada kedua-dua belah medan yang anda mahu gunakan pemformatan. Apabila melihat data yang digabungkan dalam dokumen, serlahkan teks yang ingin anda ubah.
Sebarang perubahan pemformatan dibawa ke seluruh dokumen yang digabungkan, bukan hanya dokumen gabungan yang anda tukarkan.
Pratonton Dokumen Gabungan
Untuk pratonton dokumen yang digabungkan, pergi ke Mailings > Pratonton Keputusan. Butang ini berfungsi seperti suis togol, jadi jika anda ingin kembali melihat medan sahaja dan bukan data yang terkandung di dalamnya, tekan sekali lagi.
Navigasi melalui dokumen yang digabungkan menggunakan butang pada tab Mel. Ia adalah, dari kiri ke kanan: Rekod Pertama, Rekod Sebelumnya, Pergi Ke Rakaman,Rekod Seterusnya dan Rekod Terakhir.
Sebelum anda menggabungkan dokumen, pratonton semuanya, atau seberapa banyak yang anda boleh, untuk mengesahkan bahawa semuanya digabungkan dengan betul. Beri perhatian khusus kepada tanda baca dan jarak di sekitar data yang digabungkan.
Tamatkan Dokumen Cantum Mel
Apabila anda bersedia untuk menggabungkan dokumen, anda mempunyai dua pilihan:
- Cetak Dokumen: Cantumkan dokumen ke pencetak. Jika anda memilih pilihan ini, dokumen dihantar ke pencetak tanpa sebarang pengubahsuaian. Untuk melakukan ini, pilih Mailings> Selesai & Gabung > Cetak Dokumen.
- Edit Dokumen Individu: Jika anda perlu memperibadikan beberapa atau semua dokumen (alternatifnya ialah menambah medan nota dalam sumber data untuk nota diperibadikan) atau buat yang lain perubahan sebelum anda mencetak, edit setiap dokumen individu. Untuk melakukan ini, pilih Mailings > Selesai & Gabung > Edit Dokumen Individu
Mana-mana kaedah yang anda pilih, anda dibentangkan dengan kotak dialog yang membolehkan anda memberitahu Word untuk menggabungkan semua rekod, rekod semasa atau julat rekod. Pilih rekod yang ingin anda cetak, kemudian pilih OK.
Jika anda ingin menggabungkan julat, masukkan nombor permulaan dan nombor akhir untuk rekod yang anda ingin sertakan dalam cantuman, kemudian pilih OK.
