Apa yang Perlu Diketahui
- Pilih Mulakan Cantuman Mel dan pilih jenis dokumen yang ingin anda buat. Kemudian, pilih Pilih Penerima untuk memilih siapa yang menerimanya.
- Pilih Sisipkan Medan Gabung dan tambahkan semua medan yang anda mahu gunakan. Pilih Selesai & Gabung untuk melengkapkan proses.
- Sebagai alternatif, gunakan Langkah Demi Langkah Wizard Gabungan Mel jika anda memerlukan lebih banyak bantuan berpandu untuk membuat dokumen gabungan anda.
Menggunakan Mail Merge dalam semua versi Microsoft Word akan menggabungkan data daripada sumber data dengan dokumen anda. Ia sesuai untuk surat, katalog, label dan banyak lagi. Begini caranya untuk bermula dengan ciri penjimat masa ini.
Cara Mencantum Mel dalam Word
Dalam semua versi Word semasa, pilihan Mel Cantum pada tab Mel pada reben membantu anda membuat surat cantum mel.
Buat surat dari awal atau buka surat sedia ada sebelum anda memulakan.
-
Pilih Mulakan Cantuman Mel pada reben Mel dan pilih jenis dokumen yang anda ingin buat. Contohnya, anda boleh memilih surat, sampul surat atau label. Sebagai alternatif, pilih Step by Step Mail Cantum Wizard untuk mendapatkan bantuan lanjut membuat dokumen anda.
Image -
Pilih Pilih Penerima pada reben Mel untuk menambah penerima pada mel. Anda boleh memilih untuk membuat pangkalan data penerima baharu. Anda juga boleh memilih untuk menggunakan senarai sedia ada atau kenalan Outlook.
Image -
Dalam kotak Penerima Gabungan Mel, gunakan kotak pilihan untuk memilih kenalan yang ingin anda sertakan dalam cantuman mel. Pilih OK apabila senarai anda sudah sedia.
Image -
Pilih Sisipkan Medan Gabung pada reben Mel. Pilih medan pertama yang anda ingin tambah. Nama medan muncul di mana anda mempunyai kursor dalam dokumen anda. Ulang, masukkan setiap medan yang anda ingin sertakan. Sebagai alternatif, anda boleh memilih pilihan seperti Sekat Alamat atau Barisan Ucapan
Anda boleh mengedit dan memformat teks di sekeliling medan. Format yang digunakan pada medan akan dibawa ke dokumen siap anda. Anda boleh terus menambah medan pada surat anda.
Image -
Sebelum anda mencetak surat anda, anda harus menyemaknya untuk menyemak ralat. Khususnya, beri perhatian kepada jarak dan tanda baca di sekeliling medan. Anda juga perlu memastikan anda telah memasukkan medan yang betul di tempat yang betul.
Untuk pratonton huruf, pilih Pratonton Keputusan pada reben Mel. Gunakan anak panah untuk menavigasi dokumen.
Image -
Anda mungkin melihat ralat dalam data untuk salah satu dokumen anda. Anda tidak boleh mengubah data ini dalam dokumen gabungan. Sebaliknya, anda perlu membetulkannya dalam sumber data.
Untuk melakukan ini, pilih Edit Senarai Penerima pada reben Mel. Dalam kotak yang terbuka, anda boleh mengubah data untuk mana-mana penerima anda. Anda juga boleh mengehadkan penerima. Nyahtanda kotak di sebelah nama penerima untuk mengetepikan mereka daripada operasi gabungan dan pilih OK.
Image -
Selepas anda menyemak dokumen anda, anda sudah bersedia untuk memuktamadkannya dengan melengkapkan penggabungan. Pilih butang Selesai & Gabungkan pada reben Mel. Anda boleh memilih untuk mengedit dokumen individu, mencetak surat atau menghantar e-mel kepada mereka. Jika anda memilih untuk mencetak atau menghantar e-mel surat anda, gesaan akan meminta anda memasukkan julat. Anda boleh memilih untuk mencetak semua, satu atau satu set huruf bersebelahan. Word akan memandu anda melalui proses untuk setiap satu.
Image
