Cara Membandingkan Dua Fail Excel

2024 Pengarang: Abigail Brown | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2024-01-07 19:05

Mengetahui cara membandingkan dua fail Excel adalah penting dalam mana-mana persekitaran di mana ramai orang membuat perubahan pada fail yang sama. Ini adalah perkara biasa dalam persekitaran perniagaan atau dalam kes di mana fail Excel dikongsi di awan di mana ramai orang mempunyai akses untuk membuat perubahan.

Nasib baik, terdapat beberapa cara untuk membandingkan dua fail Excel. Dalam sesetengah kes, anda boleh menggabungkan perubahan yang dibuat dalam dua fail Excel berbeza ke dalam satu fail.

Arahan dalam artikel ini digunakan pada Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel untuk Microsoft 365 dan Excel untuk Mac

Cara Membandingkan Dua Fail Excel

Jika anda mempunyai dua fail Excel dengan berbilang helaian, pendekatan paling mudah ialah melakukan perbandingan lembaran kerja penuh menggunakan alatan pihak ketiga.

Anda boleh menemui beberapa alatan dalam talian yang membantu anda membandingkan fail Excel, tetapi terdapat beberapa alatan yang boleh anda gunakan secara percuma. Salah satunya ialah Spreadsheet Compare, tersedia daripada SourceForge.

Muat turun dan jalankan apl, yang memasang alat tambah dalam aplikasi Excel anda.

Spreadsheet Compare berfungsi pada semua versi Excel selepas Excel 2000. Ia hanya serasi dengan sistem pengendalian Windows.

Untuk menggunakan Spreadsheet Bandingkan untuk membandingkan dua fail Excel:

1. Buka kedua-dua fail Excel yang ingin anda bandingkan dan pilih menu Add-in.

   

   Buat salinan fail Excel sebelum anda memulakan proses ini supaya anda mempunyai fail asal anda sekiranya berlaku masalah.

2. Dalam menu ini terdapat tiga pilihan. Pilih Perbandingan Penuh.

   

3. Tetingkap Perbandingan Hamparan muncul menunjukkan fail dalam dua medan bernama "Pertama/Sebelum" dan "Kedua/Selepas." Fail Excel yang lebih lama (sebelum perubahan dibuat) hendaklah dalam medan First/Sebelum. Jika tidak, pilih butang Tukar untuk meletakkannya di sana. Kemudian pilih Seterusnya

   

4. Sesuaikan prestasi perbandingan dalam skrin seterusnya. Anda boleh menukar tempat dalam helaian perbandingan bermula, sama ada ia sensitif huruf besar-besaran dan cara ketidakpadanan dikenal pasti. Pilih Seterusnya.

   

5. Pilih helaian daripada buku kerja pertama yang anda mahu bandingkan dan pilih Tambah untuk mengalihkan helaian tersebut ke medan Bandingkan Lembaran Kerja ini. Pilih Seterusnya dan ulangi proses untuk buku kerja kedua.

   

6. Semak tetapan konfigurasi laporan. Ubah suai jika anda mahu dan kemudian tekan Seterusnya dua kali dan Bandingkan untuk menyelesaikan.

   

7. Akhir sekali, anda akan melihat setiap helaian asal dikemas kini dengan sel yang diubah diserlahkan dengan warna merah. Alat ini juga membuat helaian ketiga dengan laporan yang menunjukkan nilai lama dicoret dan nilai baharu sebagai gantinya.

   

Alat ini ialah cara yang berkesan untuk membandingkan keseluruhan lembaran kerja Excel dan melihat hasil pantas dengan semua perubahan. Anda boleh menatal dan menyimpan atau mengalih keluar perubahan yang anda mahu simpan.

Gunakan Excel untuk Membandingkan Dua Helaian

Jika anda mempunyai lembaran kerja individu dalam fail Excel untuk dibandingkan, anda boleh melakukan ini dalam beberapa cara yang berbeza. Salah satunya ialah menggunakan formula untuk mencipta hamparan ketiga yang menunjukkan semua perbezaan. Satu lagi ialah melalui pemformatan bersyarat untuk menyerlahkan sel yang telah berubah.

Bandingkan Hamparan Excel Menggunakan Formula

Jika anda mempunyai dua helaian yang ingin anda bandingkan, anda boleh mencipta helaian ketiga yang menyerlahkan sel mana yang berbeza dan menunjukkan perbezaannya kepada anda. Ini dicapai menggunakan formula IF.

Formula IF jika tidak berguna untuk membandingkan keseluruhan buku kerja tanpa banyak kerja tambahan.

1. Untuk memulakan perbandingan dua helaian Excel, buat helaian ketiga. Labelkannya Hasil untuk memudahkan helaian keputusan dikenal pasti kemudian.

2. Dalam Sel A2 helaian keputusan, tampal formula berikut dan tekan Enter:

   =IF(Helaian1!A2Helaian2!A2, "Helaian1:" & Helaian1!A2 &" Dan Helaian2:" & Helaian2!A2, "Tiada Perbezaan")
   

   Anda boleh mengubah suai formula ini untuk bermula pada mana-mana sel yang anda suka. Jika data dalam helaian anda bermula pada baris B dan lajur 3, anda menukar formula untuk menggunakan B3 dan bukannya A2.

   

3. Formula ini membandingkan sel dari Helaian1 dengan sel yang sama dalam Helaian2. Jika sel adalah sama, helaian keputusan memaparkan Tiada Perbezaan. Jika ia berbeza, sel memberikan nilai yang berbeza daripada setiap helaian.

   

4. Klik penjuru sel dan seret tetikus merentasi helaian ke lajur terakhir yang mempunyai data daripada helaian lain yang anda bandingkan. Ini mengisi formula perbandingan ke lajur terakhir dan melaraskan rujukan sel secara automatik.

   

5. Dengan baris yang sama diserlahkan, klik penjuru sel terakhir dan seret tetikus ke bawah helaian ke baris terakhir yang mempunyai data daripada helaian lain yang anda bandingkan. Ini mengisi formula perbandingan ke baris terakhir dan melaraskan rujukan sel secara automatik.

   

6. Menatal melalui helaian, anda akan melihat semua sel yang berbeza antara Helaian1 dan Helaian2 dipaparkan dengan nilai daripada setiap helaian. Tatal sahaja untuk mengenal pasti semua perbezaan.

   

Menggunakan formula ialah salah satu cara paling mudah untuk membandingkan helaian individu, kerana anda tidak perlu mengubah helaian asal dalam apa cara sekalipun.

Bandingkan Helaian Excel Dengan Pemformatan Bersyarat

Pendekatan lain untuk membandingkan dua helaian ialah menggunakan pemformatan bersyarat. Seperti yang anda boleh lihat daripada helaian hasil di atas, dengan semua sel menggunakan pemformatan yang sama, sukar untuk mengesan perbezaan antara helaian.

Menggunakan pemformatan bersyarat amat berguna untuk helaian besar dengan banyak data. Menukar warna atau pemformatan sel yang mempunyai perbezaan menjadikannya lebih mudah untuk mengenal pasti perbezaan tersebut walaupun dalam helaian dengan banyak baris dan lajur data.

Anda boleh menggunakan pemformatan bersyarat untuk mengenal pasti perbezaan.

1. Serlahkan semua sel dalam helaian keputusan. Pilih menu Rumah.

   

2. Pilih Pemformatan Bersyarat daripada kumpulan Gaya dan pilih Peraturan Baharu.

   

3. Dalam tetingkap Peraturan Pemformatan Baharu yang terbuka, pilih Gunakan formula untuk menentukan sel mana yang hendak diformat. Dalam medan Format nilai yang formula ini benar, tampal formula berikut dan kemudian pilih Format.

   =Helaian1!A2Helaian2!A2
   

   Sama seperti pendekatan formula, anda boleh memulakan ciri pemformatan di mana-mana sel. Jika data anda bermula pada B3 dan bukannya A2, edit formula ini untuk menggunakan B3. Pemformatan akan bermula pada B3 dan mengisi semua baris dan lajur di bawah dan di sebelah kanannya.

   

4. Konfigurasikan pemformatan yang anda mahu sel miliki apabila terdapat perbezaan antara dua helaian. Anda boleh memilih gaya fon, garis bawah, warna dan coretan. Pilih OK.

   

5. Pemformatan memudahkan untuk melihat di mana sel pada dua helaian mempunyai perbezaan.

   

Bandingkan Lembaran Kerja Excel Secara Manual

Satu cara mudah dan pantas untuk membandingkan dua lembaran kerja ialah dengan melakukannya secara visual. Excel menyediakan cara mudah untuk membandingkan dua helaian secara visual bersebelahan.

1. Dalam buku kerja yang anda mempunyai dua helaian yang ingin anda bandingkan, pilih menu Lihat. Pilih Tetingkap Baharu untuk membuka buku kerja yang sama dalam tetingkap Excel baharu di latar belakang.

   

2. Pilih menu Lihat sekali lagi dan klik Lihat Sebelah. Ini meletakkan dua tetingkap buku kerja bersebelahan, setiap satu mengisi separuh skrin.

   

3. Dalam satu tetingkap, pilih helaian yang ingin anda bandingkan. Semasa anda menatal helaian dalam tetingkap di satu sisi, anda akan melihat helaian dalam tetingkap lain tatal pada masa yang sama.

   

Pandangan sebelah menyebelah amat berguna dalam situasi di mana dua lembaran kerja kebanyakannya sama, tetapi anda tahu terdapat sedikit perbezaan. Penatalan disegerakkan membolehkan anda mengimbas hamparan ke bawah secara visual untuk mencari perbezaan tersebut.

Melihat Bersebelahan dalam Excel 2010 dan Terdahulu

Jika anda menggunakan versi Excel yang lebih awal, fail lembaran kerja individu dibuka dalam Tetingkap yang sama. Anda masih boleh menggunakan ciri Lihat Bersebelahan, tetapi mencarinya sedikit berbeza.

1. Buka kedua-dua fail dalam tetingkap Excel yang sama.
2. Dalam menu Lihat, pilih Susun Semua untuk membahagikan fail yang dibuka kepada berbilang sub-tetingkap.
3. Pilih ikon Lihat Sebelah untuk melihat sub-tetingkap sebelah-menyebelah dan tatal kedua-duanya serentak.

Pilihan Jadikan Ia Lebih Mudah untuk Membandingkan Dua Fail Excel

Pilihan yang anda gunakan untuk membandingkan data dalam Excel bergantung pada volum data dan tempat ia disimpan. Jika anda mempunyai berbilang helaian dalam dua fail Excel berbeza, pilihan terbaik anda ialah menggunakan alat tambah pihak ketiga seperti Spreadsheet Compare.

Walau bagaimanapun, jika anda hanya ingin membandingkan dua atau lebih helaian dalam satu buku kerja, mana-mana pilihan lain berfungsi dengan baik. Gunakan formula dan pemformatan bersyarat untuk hamparan besar dengan hanya beberapa perubahan kecil yang tersebar di seluruh yang anda perlu cari. Gunakan pendekatan visual sebelah menyebelah jika anda mempunyai dua hamparan dengan banyak perubahan data yang lebih mudah dikenal pasti secara visual.