Apa yang Perlu Diketahui
- Arkib manual: Pergi ke Fail > Info > Alat >Bersihkan Barang Lama . Dalam tetingkap timbul Arkib, pilih Arkibkan folder ini dan semua subfolder.
- Kemudian, pilih folder untuk arkib. Pilih Arkibkan item yang lebih lama daripada senarai lungsur turun dan tetapkan tarikh.
- Auto Arkib: Pergi ke Fail > Pilihan > Lanjutan >Tetapan AutoArkib . Pilih Jalankan AutoArkib setiap dan masukkan selang masa.
Jika anda membiarkan terlalu banyak e-mel terkumpul di dalam peti masuk anda, prestasi Outlook boleh terjejas. Ketahui cara mengarkibkan e-mel dalam Outlook dan mengurus e-mel lama tersebut, sama ada secara manual atau automatik. Arahan dalam artikel ini digunakan untuk Outlook untuk Microsoft 365 dan Outlook 2019, 2016, 2013 dan 2010.
Cara Arkib E-mel dalam Outlook Secara Manual
Jika anda memilih untuk mengawal masa e-mel lama anda diarkibkan dan tempat ia diarkibkan, terdapat proses manual yang boleh anda ikuti untuk melakukannya. Anda boleh mengarkibkan mesej e-mel secara manual di dalam mana-mana folder.
-
Buka Outlook dan pilih Fail > Info > Tools > Bersihkan Barang Lama.
Image -
Dalam tetingkap timbul Arkib, pilih Arkibkan folder ini dan semua subfolder dan kemudian pilih folder tempat anda ingin mengarkibkan item.
Image -
Pilih Arkibkan item yang lebih lama daripada senarai lungsur turun, kemudian tetapkan tarikh selepas itu anda ingin mengarkibkan mesej.
Anda juga boleh memilih Semak imbas untuk mengenal pasti fail PST individu yang anda ingin gunakan untuk arkib ini. Atau anda boleh menyimpannya sebagai nama fail lalai.
Image -
Pilih OK. Outlook kini akan mengarkibkan mesej dalam folder itu mengikut tetapan yang telah anda konfigurasikan.
Image -
Jika anda lebih suka mengarkibkan mesej dalam semua folder berbanding individu, pilih Arkibkan semua folder mengikut tetapan AutoArkibnya Jika anda memilih ini, anda perlu kembali ke tab Laman Utama, klik kanan salah satu folder yang anda ingin tetapkan tetapan AutoArkib, kemudian pilih Properties
Image -
Dalam tetingkap Properties, pilih tab AutoArchive.
Image -
Pilih Arkibkan folder ini menggunakan tetapan ini, kemudian konfigurasikan tetapan kepada berapa bulan mesej yang anda ingin simpan dan tempat untuk mengalihkan item lama.
Menggunakan Tetapan AutoArkib, konfigurasikan kedua-dua cara mesej diarkibkan apabila anda telah mendayakan AutoArkib, serta cara e-mel diarkibkan apabila anda mengarkibkannya secara manual menggunakan tetapan AutoArkib.
Image
Cara Mencetuskan AutoArkib Secara Manual
Anda boleh mencetuskan AutoArkib sama ada secara manual atau automatik. Jika anda telah menyediakan tetapan AutoArkib anda untuk semua folder anda seperti yang diterangkan di atas, anda boleh mencetuskan prosedur arkib serta-merta.
Pilih Fail > Maklumat > Alat > Pembersihan , kemudian pilih AutoArkib untuk mencetuskan proses arkib. Ini akan menggunakan tetapan AutoArkib yang telah anda konfigurasikan untuk setiap folder mel.
Cara Mencetuskan AutoArkib Secara Automatik
Selain mencetuskan prosedur arkib secara manual, anda juga boleh menyediakan AutoArkib untuk dijalankan dengan kerap.
-
Pilih Fail > Pilihan > Lanjutan > TetapanAuto.
Image -
Dalam tetingkap tetapan AutoArkib, pilih Jalankan AutoArkib setiap dan masukkan kekerapan anda mahu menjalankan AutoArkib.
Anda boleh mengkonfigurasi tetapan untuk menggesa apabila AutoArkib berjalan dan tetapkannya sama ada memadam mesej e-mel lama atau mengalihkannya ke fail PST arkib pada komputer anda.
Image -
Pilih OK,dan AutoArkib akan dijalankan pada selang waktu yang anda tetapkan, jadi anda tidak perlu risau tentang peti masuk anda mengambil terlalu banyak ruang.
Image
Gunakan Outlook Sweep untuk AutoArkib dalam Outlook Web
Pada Outlook Online, mengarkibkan mesej ialah proses manual. Fungsi yang dipanggil Outlook Sweep membantu anda memastikan peti masuk anda bersih.
Adalah mustahil untuk menukar umur mesej yang anda arkibkan, tetapi sekurang-kurangnya ciri sweep memberi anda keupayaan untuk mengarkibkan semua mesej peti masuk anda yang lebih lama daripada 10 hari. Ini akan membantu anda memastikan peti masuk anda bersih secara automatik.
-
Buka peti masuk akaun tempat anda ingin mengarkibkan mesej e-mel. Pilih e-mel yang ingin anda arkibkan, kemudian pilih Sapu daripada menu.
Image -
Dalam skrin pop timbul, pilih Sentiasa alihkan mesej yang lebih lama daripada 10 hari daripada folder INBOX.
Image -
Pilih menu lungsur Alih ke dan pilih Arkib.
Image
