Tutorial Asas Microsoft Excel untuk Pemula

2024 Pengarang: Abigail Brown | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 06:56

Excel ialah program hamparan elektronik yang digunakan untuk menyimpan, menyusun dan memanipulasi data. Data disimpan dalam sel individu yang biasanya disusun dalam satu siri lajur dan baris dalam lembaran kerja; koleksi lajur dan baris ini dirujuk sebagai jadual.

Atur cara hamparan juga boleh melakukan pengiraan pada data menggunakan formula. Untuk membantu memudahkan mencari dan membaca maklumat dalam lembaran kerja, Excel mempunyai beberapa ciri pemformatan yang boleh digunakan pada sel individu, baris, lajur dan keseluruhan jadual data.

Memandangkan setiap lembaran kerja dalam versi Excel terkini mengandungi berbilion sel setiap lembaran kerja, setiap sel mempunyai alamat yang dikenali sebagai rujukan sel supaya ia boleh dirujuk dalam formula, carta dan ciri lain program.

Topik yang disertakan dalam tutorial ini ialah:

Memasukkan data ke dalam jadual
Meluaskan lajur lembaran kerja individu
Menambahkan tarikh semasa dan julat bernama pada lembaran kerja
Menambahkan formula potongan
Menambah formula gaji bersih
Menyalin formula dengan Pemegang Isi
Menambahkan pemformatan nombor pada data
Menambah pemformatan sel

Memasukkan Data Ke dalam Lembaran Kerja Anda

Memasukkan data ke dalam sel lembaran kerja sentiasa merupakan proses tiga langkah; langkah ini adalah seperti berikut:

Klik pada sel tempat anda mahu data itu dihantar.
Taip data ke dalam sel.
Tekan kekunci Enter pada papan kekunci atau klik pada sel lain dengan tetikus.

Seperti yang dinyatakan, setiap sel dalam lembaran kerja dikenal pasti melalui alamat atau rujukan sel, yang terdiri daripada huruf lajur dan nombor baris yang bersilang di lokasi sel. Apabila menulis rujukan sel, huruf lajur sentiasa ditulis dahulu diikuti dengan nombor baris – seperti A5, C3 atau D9

Apabila memasukkan data untuk tutorial ini, adalah penting untuk memasukkan data ke dalam sel lembaran kerja yang betul. Formula yang dimasukkan dalam langkah seterusnya menggunakan rujukan sel data yang dimasukkan sekarang.

Untuk mengikuti tutorial ini, gunakan rujukan sel bagi data yang dilihat dalam imej di atas untuk memasukkan semua data ke dalam lembaran kerja Excel kosong.

Meluaskan Lajur dalam Excel

Secara lalai, lebar sel membenarkan hanya lapan aksara bagi mana-mana kemasukan data untuk dipaparkan sebelum data itu tumpah ke dalam sel seterusnya di sebelah kanan. Jika sel atau sel di sebelah kanan kosong, data yang dimasukkan dipaparkan dalam lembaran kerja, seperti yang dilihat dengan tajuk lembaran kerja Pengiraan Potongan untuk Pekerja dimasukkan ke dalam sel A1

Jika sel di sebelah kanan mengandungi data, bagaimanapun, kandungan sel pertama dipotong kepada lapan aksara pertama. Beberapa sel data yang dimasukkan dalam langkah sebelumnya, seperti label Kadar Potongan: dimasukkan ke dalam sel B3 dan Thompson A. dimasukkan ke dalam sel A8 dipotong kerana sel di sebelah kanan mengandungi data.

Untuk membetulkan masalah ini supaya data dapat dilihat sepenuhnya, lajur yang mengandungi data tersebut perlu dilebarkan. Seperti semua program Microsoft, terdapat pelbagai cara untuk melebarkan lajur. Langkah di bawah merangkumi cara melebarkan lajur menggunakan tetikus.

Meluaskan Lajur Lembaran Kerja Individu

Letakkan penunjuk tetikus pada baris antara lajur A dan B dalam pengepala lajur.
Penunjuk akan bertukar kepada anak panah berkepala dua.
Klik dan tahan ke bawah butang tetikus kiri dan seret anak panah berkepala dua ke kanan untuk meluaskan lajur A sehingga keseluruhan entri Thompson A. kelihatan.
Meluaskan lajur lain untuk menunjukkan data mengikut keperluan.

Lebar Lajur dan Tajuk Lembaran Kerja

Memandangkan tajuk lembaran kerja terlalu panjang berbanding dengan label lain dalam lajur A, jika lajur itu diluaskan untuk memaparkan keseluruhan tajuk dalam sel A1, lembaran kerja bukan sahaja kelihatan ganjil, malah ia akan menyukarkan penggunaan lembaran kerja kerana jurang antara label di sebelah kiri dan lajur data yang lain.

Memandangkan tiada entri lain dalam baris 1, adalah tidak betul untuk membiarkan sahaja tajuk itu – tertumpah ke dalam sel di sebelah kanan. Sebagai alternatif, Excel mempunyai ciri yang dipanggil cantum dan tengah yang akan digunakan dalam langkah seterusnya untuk memusatkan tajuk dengan cepat pada jadual data.

Menambahkan Tarikh dan Julat Dinamakan

Adalah perkara biasa untuk menambah tarikh pada hamparan - agak kerap untuk menunjukkan bila helaian kali terakhir dikemas kini. Excel mempunyai beberapa fungsi tarikh yang memudahkan anda memasukkan tarikh ke dalam lembaran kerja. Fungsi hanyalah formula terbina dalam dalam Excel untuk memudahkan anda menyelesaikan tugasan yang biasa dilakukan – seperti menambahkan tarikh pada lembaran kerja.

Fungsi TODAY mudah digunakan kerana ia tidak mempunyai hujah – iaitu data yang perlu dibekalkan kepada fungsi tersebut agar ia berfungsi. Fungsi TODAY juga merupakan salah satu fungsi Excel yang tidak menentu, yang bermaksud ia mengemas kini sendiri setiap kali pengiraan semula – yang biasanya setiap kali lembaran kerja dibuka.

Menambahkan Tarikh dengan fungsi TODAY

Langkah di bawah akan menambahkan fungsi TODAY pada sel C2 lembaran kerja.

Klik pada sel C2 untuk menjadikannya sel aktif.
Klik pada tab Formula pada reben.
Klik pada pilihan Tarikh & Masa pada reben untuk membuka senarai fungsi tarikh.
Klik pada fungsi Hari ini untuk memaparkan Pembina Formula.
Klik Selesai dalam kotak untuk memasuki fungsi dan kembali ke lembaran kerja.
Tarikh semasa perlu ditambahkan pada sel C2.

MelihatSimbol dan bukannya Tarikh

Jika sebaris simbol hashteg muncul dalam sel C2 dan bukannya tarikh selepas menambahkan fungsi TODAY pada sel itu, ia adalah kerana sel tidak cukup lebar untuk memaparkan data yang diformatkan.

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, nombor tidak diformat atau data teks tumpah ke sel kosong di sebelah kanan jika terlalu lebar untuk sel. Data yang telah diformatkan sebagai jenis nombor tertentu – seperti mata wang, tarikh atau masa, walau bagaimanapun, jangan tumpah ke sel seterusnya jika ia lebih luas daripada sel tempat ia berada. Sebaliknya, mereka memaparkan ralat.

Untuk membetulkan masalah, luaskan lajur C menggunakan kaedah yang diterangkan dalam langkah tutorial sebelumnya.

Menambahkan Julat Dinamakan

A julat bernama dicipta apabila satu atau lebih sel diberi nama untuk memudahkan julat dikenal pasti. Julat bernama boleh digunakan sebagai pengganti rujukan sel apabila digunakan dalam fungsi, formula dan carta. Cara paling mudah untuk membuat julat bernama ialah menggunakan kotak nama yang terletak di penjuru kiri sebelah atas lembaran kerja di atas nombor baris.

Dalam tutorial ini, nama rate akan diberikan kepada sel C6 untuk mengenal pasti kadar potongan yang dikenakan ke atas gaji pekerja. Julat yang dinamakan akan digunakan dalam rumus potongan yang akan ditambahkan pada sel C6 hingga C9 daripada lembaran kerja.

Pilih sel C6 dalam lembaran kerja.
Taip rate dalam Kotak Nama dan tekan kekunci Enter pada papan kekunci
Sel C6 kini mempunyai nama kadar.

Nama ini akan digunakan untuk memudahkan membuat formula Potongan dalam langkah tutorial seterusnya.

Memasukkan Formula Potongan Pekerja

Formula Excel membolehkan anda melakukan pengiraan pada data nombor yang dimasukkan ke dalam lembaran kerja. Formula Excel boleh digunakan untuk pecah nombor asas, seperti penambahan atau penolakan, serta pengiraan yang lebih kompleks, seperti mencari purata pelajar pada keputusan ujian dan mengira bayaran gadai janji.

Formula dalam Excel sentiasa bermula dengan tanda yang sama (=).
Tanda sama dengan sentiasa ditaip ke dalam sel yang anda mahu jawapan dipaparkan.
Formula dilengkapkan dengan menekan kekunci Enter pada papan kekunci.

Menggunakan Rujukan Sel dalam Formula

Cara biasa untuk mencipta formula dalam Excel melibatkan memasukkan data formula ke dalam sel lembaran kerja dan kemudian menggunakan rujukan sel untuk data dalam formula, bukannya data itu sendiri.

Kelebihan utama pendekatan ini ialah jika kemudiannya ia menjadi perlu untuk menukar data, ia adalah perkara yang mudah untuk menggantikan data dalam sel daripada menulis semula formula. Keputusan formula akan dikemas kini secara automatik setelah data berubah.

Menggunakan Julat Dinamakan dalam Formula

Alternatif kepada rujukan sel ialah menggunakan julat bernama – seperti julat bernama rate yang dibuat pada langkah sebelumnya.

Dalam formula, julat bernama berfungsi sama seperti rujukan sel tetapi ia biasanya digunakan untuk nilai yang digunakan beberapa kali dalam formula yang berbeza – seperti kadar potongan untuk pencen atau faedah kesihatan, cukai kadar, atau pemalar saintifik - manakala rujukan sel lebih praktikal dalam formula yang merujuk kepada data tertentu sekali sahaja.

Memasukkan Formula Potongan Pekerja

Formula pertama yang dibuat dalam sel C6 akan mendarabkan Gaji Kasar pekerja B. Smith dengan kadar potongan dalam sel C3.

Formula siap dalam sel C6 ialah:

=B6kadar

Menggunakan Pointing untuk Memasuki Formula

Walaupun mungkin untuk hanya menaip formula di atas ke dalam sel C6 dan jawapan yang betul muncul, adalah lebih baik menggunakan penunjuk untuk menambah rujukan sel kepada formula untuk meminimumkan kemungkinan ralat yang dibuat dengan menaip dalam rujukan sel yang salah.

Menunjuk melibatkan mengklik pada sel yang mengandungi data dengan penuding tetikus untuk menambah rujukan sel atau julat bernama pada formula.

Klik pada sel C6 untuk menjadikannya sel aktif.
Taip tanda sama dengan (=) ke dalam sel C6 untuk memulakan formula.
Klik pada sel B6 dengan penuding tetikus untuk menambah rujukan sel itu kepada formula selepas tanda sama.
Taip simbol pendaraban () dalam sel C6 selepas rujukan sel.
Klik pada sel C3 dengan penuding tetikus untuk menambah julat bernama kadar pada formula.
Tekan kekunci Enter pada papan kekunci untuk melengkapkan formula.
Jawapan 2747.34 sepatutnya ada dalam sel C6.
Walaupun jawapan kepada formula ditunjukkan dalam sel C6, mengklik pada sel tersebut akan memaparkan formula, =B6kadar, dalam bar formula di atas lembaran kerja

Memasukkan Formula Gaji Bersih

Formula ini dibuat dalam sel D6 dan mengira gaji bersih pekerja dengan menolak amaun potongan yang dikira dalam formula pertama daripada Gaji Kasar. Formula siap dalam sel D6 ialah:

=B6 - C6

Klik pada sel D6 untuk menjadikannya sel aktif.
Taip tanda sama dengan (=) ke dalam sel D6.
Klik pada sel B6 dengan penuding tetikus untuk menambah rujukan sel itu kepada formula selepas tanda sama.
Taip tanda tolak(-) dalam sel D6 selepas rujukan sel.
Klik pada sel C6 dengan penuding tetikus ke sel itu merujuk kepada formula.
Tekan kekunci Enter pada papan kekunci untuk melengkapkan formula.
Jawapan 43, 041.66 sepatutnya ada dalam sel D6.

Rujukan Sel Relatif dan Menyalin Formula

Setakat ini, formula Potongan dan Gaji Bersih telah ditambahkan pada hanya satu sel setiap satu dalam lembaran kerja – C6 dan D6 masing-masing. Akibatnya, lembaran kerja pada masa ini lengkap untuk seorang pekerja sahaja - B. Smith.

Daripada melalui tugas yang memakan masa untuk mencipta semula setiap formula untuk pekerja lain, Excel membenarkan, dalam keadaan tertentu, formula untuk disalin ke sel lain. Keadaan ini selalunya melibatkan penggunaan jenis rujukan sel tertentu – dikenali sebagai rujukan sel relatif – dalam formula.

Rujukan sel yang telah dimasukkan ke dalam formula dalam langkah sebelumnya adalah rujukan sel relatif dan ia adalah jenis rujukan sel lalai dalam Excel, untuk menjadikan formula penyalinan semudah mungkin.

Langkah seterusnya dalam tutorial menggunakan Pemegang Isi untuk menyalin dua formula ke baris di bawah untuk melengkapkan jadual data untuk semua pekerja.

Menyalin Formula dengan Pemegang Isi

Pemegang pengisi ialah titik hitam kecil atau segi empat sama di sudut kanan bawah sel aktif. Pemegang isian mempunyai beberapa kegunaan termasuk menyalin kandungan sel ke sel bersebelahan. mengisi sel dengan siri nombor atau label teks dan menyalin formula.

Dalam langkah tutorial ini, pemegang isi akan digunakan untuk menyalin kedua-dua Potongan dan Bersih Gaji formula daripada sel C6 dan D6 hingga sel C9 danD9.

Menyalin Formula dengan Pemegang Isi

Serlahkan sel B6 dan C6 dalam lembaran kerja.
Letakkan penunjuk tetikus di atas petak hitam di sudut kanan bawah sel D6 – penunjuk akan bertukar kepada tanda tambah (+).
Klik dan tahan butang kiri tetikus dan seret pemegang isian ke bawah ke sel C9.
Lepaskan butang tetikus – sel C7 hingga C9 hendaklah mengandungi keputusan Potonganformula dan sel D7 hingga D9 formula Gaji Bersih.

Memohon Pemformatan Nombor dalam Excel

Pemformatan nombor merujuk kepada penambahan simbol mata wang, penanda perpuluhan, tanda peratus dan simbol lain yang membantu mengenal pasti jenis data yang terdapat dalam sel dan memudahkannya dibaca.

Menambah Simbol Peratus

Pilih sel C3 untuk menyerlahkannya.
Klik pada tab Laman Utama pada reben.
Klik pada pilihan Umum untuk membuka menu lungsur turun Format Nombor.
Dalam menu, klik pada pilihan Peratusan untuk menukar format nilai dalam sel C3 daripada 0.06 kepada 6%.

Menambah Simbol Mata Wang

Pilih sel D6 hingga D9 untuk menyerlahkannya.
Pada tab Laman Utama daripada reben, klik pada pilihan Umum untuk membuka menu lungsur Format Nombor.
Klik pada Mata wang dalam menu untuk menukar pemformatan nilai dalam sel D6 kepada D9kepada mata wang dengan dua tempat perpuluhan.

Memohon Pemformatan Sel dalam Excel

Pemformatan sel merujuk kepada pilihan pemformatan – seperti menggunakan pemformatan tebal pada teks atau nombor, menukar penjajaran data, menambah sempadan pada sel atau menggunakan ciri cantum dan tengah untuk menukar rupa data dalam sel.

Dalam tutorial ini, format sel yang dinyatakan di atas akan digunakan pada sel tertentu dalam lembaran kerja supaya ia sepadan dengan lembaran kerja yang telah siap.

Menambahkan Pemformatan Tebal

Pilih sel A1 untuk menyerlahkannya.
Klik pada tab Rumah pada reben.
Klik pada pilihan pemformatan Bold seperti yang dikenal pasti dalam imej di atas untuk menebalkan data dalam sel A1.
Ulangi urutan langkah di atas untuk menebalkan data dalam sel A5 hingga D5.

Menukar Penjajaran Data

Langkah ini akan menukar penjajaran kiri lalai beberapa sel kepada penjajaran tengah.

Pilih sel C3 untuk menyerlahkannya.
Klik pada tab Laman Utama daripada reben.
Klik pada pilihan penjajaran Center seperti yang dikenal pasti dalam imej di atas untuk memusatkan data dalam sel C3.
Ulang urutan langkah di atas untuk menjajarkan data dalam sel A5 hingga D5.

Gabung dan Pusatkan Sel

Pilihan Gabung dan Pusat menggabungkan beberapa yang dipilih ke dalam satu sel dan memusatkan kemasukan data dalam sel paling kiri merentas sel gabungan baharu. Langkah ini akan menggabungkan dan memusatkan tajuk lembaran kerja - Pengiraan Potongan untuk Pekerja.

Pilih sel A1 hingga D1 untuk menyerlahkannya.
Klik pada tab Laman Utama daripada reben.
Klik pada pilihan Gabung & Pusat seperti yang dikenal pasti dalam imej di atas untuk menggabungkan sel A1 hingga D1dan tengahkan tajuk di seluruh sel ini.

Menambahkan Sempadan Bawah pada Sel

Langkah ini akan menambah sempadan bawah pada sel yang mengandungi data dalam baris 1, 5 dan 9

Pilih sel A1 hingga D1 untuk menyerlahkannya.
Klik pada tab Laman Utama daripada reben.
Klik pada anak panah ke bawah di sebelah pilihan Border seperti yang dikenal pasti dalam imej di atas untuk membuka menu lungsur turun sempadan.
Klik pada pilihan Sempadan Bawah dalam menu untuk menambah jidar ke bahagian bawah sel yang digabungkan.
Ulangi urutan langkah di atas untuk menambahkan jidar bawah pada sel A5 hingga D5 dan pada sel A9 hingga D9.