Apa yang Perlu Diketahui
- Gunakan lakaran kecil: Pergi ke Fail > Maklumat > Properties > Properties Lanjutan > Ringkasan dan semak Simpan Imej Kecil untuk Semua Dokumen Word.
- Kemas kini Sifat: Pergi ke Fail > Info > Properties >Sifat Terperinci > Ringkasan . Masukkan ulasan, kata kunci dan maklumat lain.
- Petua lain: Buat folder untuk menyimpan dan mengisih fail Word anda, dan gunakan sistem penamaan fail yang konsisten untuk mencari fail yang anda inginkan dengan cepat.
Artikel ini menawarkan cadangan tentang menyusun fail Microsoft Word anda. Arahan meliputi Word 2019 hingga 2010 dan Word untuk Microsoft 365.
Simpan Semua Fail Word Dengan Imej Kecil
Menyimpan fail Word dengan imej pratonton atau lakaran kecil memudahkan untuk mengenal pasti dokumen yang anda perlukan tanpa membukanya.
Untuk menyimpan semua dokumen Word dengan pratonton atau imej kecil:
-
Dalam Microsoft Word, buka dokumen kosong atau sedia ada, kemudian pergi ke tab Fail.
Image -
Pilih Info.
Image -
Pilih Properties anak panah lungsur dan pilih Advanced Properties.
Image -
Dalam kotak dialog Properties, pergi ke tab Ringkasan.
Image -
Pilih kotak semak Simpan Imej Kecil untuk Semua Dokumen Word.
Image -
Pilih OK.
Image
Kemas kini Sifat Dokumen Word
Jika anda bekerja dengan beberapa dokumen Word yang mempunyai nama dan lokasi yang serupa, gunakan ciri sifat dokumen Word.
-
Buka dokumen yang anda ingin tambahkan sifat deskriptif, kemudian pergi ke tab Fail.
Image -
Pilih Info.
Image -
Pilih Properties anak panah lungsur dan pilih Advanced Properties.
Image -
Dalam kotak dialog Properties, pergi ke tab Ringkasan.
Image -
Masukkan ulasan, kata kunci, kategori, tajuk dan maklumat subjek untuk membantu anda membezakan fail anda.
Image - Pilih OK untuk menggunakan perubahan dan menutup kotak dialog. Apabila tiba masanya untuk melakukan carian, Word boleh menemui apa yang anda perlukan dengan tepat.
Buat Folder pada Komputer Anda dan Gunakannya
Sediakan satu folder untuk dokumen Word anda dan namakannya sebagai sesuatu yang anda tidak akan lupa, seperti MyWordDocs Isi folder tersebut dengan nama yang sesuai untuk anda, dan gunakan folder ini untuk menyimpan dan mengisih fail Word anda. Jika anda menghasilkan nota mesyuarat mingguan, contohnya, buat folder untuk nota tersebut dan masukkan folder tambahan di dalamnya selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun.
Jika anda mempunyai tahun dokumen Word pada komputer anda dan tidak mempunyai masa untuk membuka setiap satu dan memutuskan sama ada untuk menyimpannya atau tidak, buat folder untuk setiap tahun dan alihkan dokumen ke folder tersebut. Ini ialah cara yang baik untuk menyimpan fail lama sehingga anda mempunyai masa untuk menyusun fail dengan cara yang sesuai untuk anda.
Gunakan Sistem Penamaan Fail yang Konsisten
Tubuhkan sistem penamaan untuk mencari fail yang anda inginkan dengan cepat. Terdapat banyak cara untuk menamakan fail anda. Pilih sistem penamaan dan gunakannya secara konsisten.
Berikut ialah beberapa cadangan:
- Sertakan jenis dokumen dalam nama fail, contohnya, kontrak, pajakan atau surat berita. Dengan cara ini, anda boleh melihat nama fail untuk mencari fail.
- Mulakan nama fail dengan nama pelanggan (atau nama keluarga penerima jika dokumen adalah huruf).
- Sertakan tarikh dalam nama fail.
Luangkan Masa Anda
Jika pemacu keras komputer anda kekurangan ruang storan, jangan selesaikan tugas organisasi anda sekaligus. Pecahkan kerja kepada bahagian yang boleh diurus dan luangkan masa 15 minit sehari untuk mengerjakannya.
Sambil anda menyusun fail Word pada komputer anda, letakkan setiap fail dalam salah satu folder yang anda buat, buat folder baharu atau padamkan fail yang anda tidak perlukan lagi. Jika anda tidak pasti apa yang perlu dilakukan dengan fail, masukkannya ke dalam folder bertajuk HoldHinggaTarikh dan pilih tarikh pada masa hadapan yang jika anda belum membuka folder itu pada masa itu, anda akan berasa selesa untuk memadamkannya.
Apa sahaja jenis folder yang anda buat, letakkan folder ini dalam folder Word utama anda, supaya anda tahu di mana hendak mencari.
