Key Takeaway
- Pekerja sering melakukan pelbagai tugas dalam mesyuarat, dan peluangnya meningkat apabila mesyuarat berlarutan.
- Walau bagaimanapun, tidak semua multitugas adalah buruk dan "berbilang tugas positif" boleh meningkatkan produktiviti.
- Platform kerja jauh boleh menambahkan ciri baharu yang mendorong pekerja ke arah tugas yang berkaitan dengan mesyuarat.
Jika anda bekerja dari jauh, ada kemungkinan besar anda telah melakukan pelbagai tugas semasa mesyuarat pada minggu lalu-dan anda tidak bersendirian.
Kertas baharu yang dikeluarkan oleh Microsoft meletakkan nombor kepada masalah. Walaupun berbilang tugas jarang berlaku dalam mesyuarat kecil yang singkat, ia melonjak ke tahap hampir universal dalam mesyuarat yang berlarutan selama lebih daripada satu jam. Walau bagaimanapun, itu bukan semua berita buruk: kertas itu, yang memfokuskan pada penggunaan Microsoft Teams, mencadangkan beberapa cara pekerja boleh meningkatkan fokus mereka.
"FocusAssist untuk Windows telah pun dihantar dan boleh menjadi bantuan besar di sini," kata Dr. Mary Czerwinski, rakan penyelidik dan pengurus penyelidikan di Microsoft, melalui e-mel. "Menjadualkan Masa Fokus melalui Cortana ialah satu lagi pilihan yang tersedia dalam Outlook."
Apakah Pekerja Jauh Perlu Dilakukan?
Berbilang tugas dalam mesyuarat sering dilihat sebagai tidak sopan atau tidak produktif, dan akhbar mendapati perkara ini kadangkala terbukti benar. Walau bagaimanapun, para penyelidik berpendapat perkara yang lebih kompleks. Tidak semua multitugas adalah negatif dan alatan boleh digunakan untuk membimbing pekerja jauh ke arah hasil yang positif.
Peserta memperincikan faedah multitasking positif dalam diari tanpa nama. "Saya kurang kecewa dengan mesyuarat yang tidak begitu berguna kepada saya," kata seorang.
Yang lain berkata mereka menghargai pilihan untuk memberi perhatian yang teliti apabila diperlukan, kemudian fokus ke tempat lain apabila tidak. Peserta berkata berbilang tugas membantu mereka mencari maklumat, seperti fail berkaitan atau pertukaran e-mel, yang berkaitan dengan mesyuarat.
… maraton selama 80 minit yang menimbulkan rintihan adalah lebih daripada enam kali lebih berkemungkinan menggalakkan multitasking.
Dr. Czerwinski berkata pekerja jauh yang menggunakan Microsoft Teams atau Windows boleh beralih kepada Focus Assist dan Focus Time untuk mengalih keluar gangguan yang tidak berkaitan dengan mesyuarat dan meluangkan masa untuk memberi tumpuan kepada tugas tertentu. Kertas kerja itu mengutamakan mana-mana alat yang mengetepikan permintaan luar terhadap perhatian pekerja semasa dalam mesyuarat.
Ciri baharu yang lebih baik dalam platform kerja jauh boleh pergi lebih jauh untuk menggalakkan multitugas yang positif. Kertas kerja itu mencadangkan "mod fokus" khusus mesyuarat untuk membantu pekerja melakukan pelbagai tugas dengan cara yang berkaitan dengan mesyuarat, seperti membuka e-mel atau fail dalam antara muka mesyuarat dan bukannya tetingkap atau program lain. Ini akan menggalakkan multitasking positif sambil menghapuskan gangguan yang terdapat dalam program lain.
Penyelidik juga mencadangkan alat agenda yang dipertingkatkan yang membolehkan pekerja meninggalkan mesyuarat lebih awal atau menyertai mesyuarat pertengahan jika hanya sebahagian daripada mesyuarat yang berkaitan. Ini boleh memerangi musuh ketat setiap rentang perhatian: pertemuan yang panjang dan membosankan.
Pekerja Jauh Keluar Dalam Mesyuarat Panjang
Berbilang tugas bukan perkara biasa apabila semua mesyuarat diagregatkan: kira-kira 30% mesyuarat melibatkan berbilang tugasan e-mel dan kira-kira 24% melihat fail berbilang tugas.
Tetapi itu berubah mengikut tempoh. Tidak menghairankan, mesyuarat yang lebih pendek daripada 20 minit menunjukkan beberapa contoh multitasking, tetapi meningkat dengan kelajuan yang mengejutkan sebagai ubat pertemuan.
Pertemuan yang berdurasi 20 hingga 40 minit adalah hampir dua kali ganda berkemungkinan menghantar peserta berebut-rebut untuk kerja lain, dan maraton selama 80 minit yang mengerang adalah enam kali lebih berkemungkinan untuk melihat pekerja terganggu.
Saiz mesyuarat-seperti dalam, bilangan orang yang hadir-juga penting. Pertemuan satu lawan satu menggalakkan sekurang-kurangnya multitasking, dan orang ketiga hampir tidak mengubah keputusan. Tetapi melakukan tugasan lain berkemungkinan besar apabila lebih banyak wajah muncul dalam panggilan video. Berbilang tugas telah berakhir dua kali lebih mungkin dalam pertemuan dengan 10 orang atau lebih.
Seorang peserta memperincikan motivasi yang boleh dikaitkan. "Dalam mesyuarat besar, seperti dewan bandaran, saya cenderung untuk berhenti dan benar-benar mendengar apabila sesuatu yang menarik diperkatakan," kata peserta itu. "Selebihnya, saya nampaknya tidak fokus pada kerja langsung."
Data termasuk satu lagi keputusan yang lebih lemah tetapi lebih mengejutkan: mesyuarat yang dijadualkan adalah berita buruk. Mesyuarat yang dijadualkan adalah kira-kira satu setengah kali ganda lebih berkemungkinan menggalakkan berbilang tugas daripada mesyuarat ad-hoc. Daripada mesyuarat yang dijadualkan, mesyuarat berulang adalah alasan yang paling subur untuk gangguan.
"Cara mesyuarat jarak jauh dijadualkan dan berstruktur dikaitkan dengan masa dan sejauh mana orang membahagikan perhatian mereka, " akhir kertas itu. Jadi sebelum anda menekan hantar pada jemputan mesyuarat selama sejam, pertimbangkan semula-melainkan anda ingin memberi masa kepada rakan sekerja untuk mengosongkan peti masuk mereka.
