Banyak perniagaan menggunakan Microsoft Word untuk membuat kepala surat, laporan, borang, surat berita dan bahan perniagaan biasa yang lain. Dokumen dicetak ke pencetak desktop dengan baik, tanpa mengira imej berwarna dalam fail.
Masalah menggunakan Word untuk dokumen dengan imej berwarna berlaku apabila pengguna ingin membawa fail elektronik tersebut ke pencetak komersial untuk pencetakan mengimbangi. Fail dicetak dalam gabungan empat warna dakwat: cyan, magenta, kuning dan hitam, yang dikenali sebagai CMYK dalam dunia percetakan komersial. Imej berwarna dicetak dalam dakwat proses empat warna, yang dimuatkan pada mesin cetak. Pembekal cetakan mesti memisahkan imej berwarna dalam dokumen kepada CMYK sahaja sebelum mencetaknya.
Microsoft Word tidak menyokong imej CMYK secara langsung dalam failnya. Word menggunakan format warna RGB yang biasa digunakan dalam monitor komputer dan pencetak desktop, tetapi terdapat penyelesaian untuk masalah ini.
Penyelesaian CMYK
Kekurangan sokongan CMYK dalam Word adalah salah satu sebab mengapa anda tidak sepatutnya menggunakannya untuk membuat dokumen untuk cetakan berwarna pada mesin cetak offset. Jika sudah terlambat atau anda tidak mempunyai pilihan lain, dan anda telah menghabiskan hari atau malam yang panjang untuk menyimpan fail elektronik anda, terdapat satu cara yang mungkin untuk menyimpannya; tukarkannya kepada PDF.
Tanya sama ada pencetak komersial anda mempunyai Adobe Acrobat atau program perisian proprietari yang boleh menukar RGB Word PDF kepada format CMYK yang diperlukan untuk pencetakan komersial. PDF digunakan secara meluas dalam industri percetakan komersial dan kebanyakan syarikat percetakan melakukan perkara ini secara rutin.
Walaupun jawapannya ya, mungkin masih terdapat masalah dengan warna dokumen, tetapi ia adalah satu langkah besar ke arah yang betul dan pencetak mungkin boleh membuat sebarang pelarasan yang diperlukan.
Cara Membuat PDF dalam Microsoft Word
-
Sediakan fail Word anda seperti yang anda mahu ia muncul apabila ia dicetak, lengkap dengan imej berwarna. Semasa anda bekerja, simpannya seperti biasa dalam format Word standard dengan memilih Fail > Simpan pada bar menu. Langkah ini penting kerana lebih mudah untuk membuat semakan saat akhir dalam fail Word anda berbanding dengan PDF.
Image -
Untuk membuat PDF, pilih Fail pada bar menu Word dan pilih Simpan Sebagai. Masukkan nama dan lokasi di mana anda mahu PDF disimpan dan pilih PDF dalam menu Format Fail.
Image - Hantar PDF kepada syarikat percetakan komersial dan simpan fail Word untuk kegunaan atau semakan masa hadapan.
Alternatif
Jika anda ingin mengetahui program mana yang patut anda gunakan untuk membuat dokumen bagi percetakan mengimbangi, tentukan perisian penerbitan desktop terbaik untuk keperluan anda. Malah Microsoft mengesyorkan menggunakan Penerbit berbanding Word untuk bahan yang ditakdirkan untuk dicetak secara komersial. Keluaran terbaharu Penerbit telah menambah baik pilihan percetakan komersial dan termasuk model warna seperti warna bintik Pantone dan CMYK.
