Jika anda menghabiskan banyak masa anda mengendalikan e-mel, terdapat banyak cara untuk menggunakan Outlook dengan lebih cekap. Tukar lalai agar sepadan dengan cara anda bekerja. Gunakan satu atau dua pintasan papan kekunci. Sediakan penapis untuk mengautomasikan tugas. Dan, pastikan Outlook berjalan pada kelajuan maksimum. Semak petua dan rahsia berikut, dan anda akan menuntut semula sedikit masa.
Arahan dalam artikel ini digunakan untuk Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 dan Outlook untuk Microsoft 365.
Failkan Mesej Dengan Satu Klik
Lakukan lebih cepat perkara yang anda lakukan dengan kerap. Sediakan tindakan satu klik untuk mengurus e-mel dengan mudah.
Peringkat Perbualan
Jangan buang folder e-mel anda dengan mesej yang dipetik di tempat lain. Ketahui cara menggunakan Outlook untuk membersihkan e-mel secara automatik. Outlook akan mengalihkan atau memadamkan e-mel berlebihan tersebut untuk anda.
Hantar Semula E-mel
Hantar semula e-mel dalam Outlook untuk menggunakan semula kandungan, subjek atau penerimanya dan bukannya bermula dengan mesej kosong.
Pastikan Fail Outlook Kecil dan Rancang
Jika anda mahu Outlook menjadi pantas, pastikan saiz fail PST utama anda kecil. Fail PST ialah tempat Outlook menyimpan e-mel, kenalan, kalendar dan banyak lagi. Satu cara untuk memastikan fail PST kecil adalah dengan memindahkan mel lama ke fail arkib yang berasingan, contohnya.
Sediakan Balas Auto Di Luar Pejabat atau Percutian
Minta Outlook membalas bagi pihak anda apabila anda tiada dan tidak akan dapat membalas e-mel anda. Ini menjimatkan masa anda bukan sahaja apabila anda mengejar masa selepas bercuti tetapi setiap hari bekerja juga.
Alihkan E-mel dengan Pantas ke Mana-mana Folder
Jika anda tidak menyediakan pemfailan satu klik untuk folder, Outlook mempunyai cara lain untuk mengalihkan e-mel ke folder dengan pantas. Anda boleh memindahkan mesej menggunakan papan kekunci, contohnya, atau butang berguna pada reben.
Buat dan Gunakan Templat E-mel
Apabila anda mengarang mesej serupa kepada penerima yang berbeza, simpan salah satu daripada e-mel ini sebagai templat dalam Outlook untuk kegunaan masa hadapan. Anda akan menghantar e-mel yang sama, atau yang serupa, berulang kali dengan kelajuan yang dicemburui.
Tukar Muka dan Saiz Fon Outlook Lalai
Jika anda berpendapat fon yang digunakan Outlook semasa anda mengarang mesej atau membaca e-mel terlalu lebar, tinggi, kecil, kecil, besar atau biru, tukarkannya. Ketahui cara menetapkan fon, gaya fon dan warna yang tepat untuk digunakan secara lalai untuk e-mel dalam Outlook.
Padam dan Redamkan Perbualan
Apabila anda mendapati diri anda melalui e-mel dan perbualan yang sama sekali tidak relevan, Outlook boleh membantu. Ketahui cara menggunakan Outlook untuk memadamkan keseluruhan perbualan dan minta Outlook mengalih keluar e-mel masa hadapan dalam urutan yang sama secara automatik.
Tapis Satu Mel Pengirim ke Folder Tertentu Secara Automatik
Mulakan dengan mana-mana e-mel untuk menyediakan penapis Outlook yang mengalihkan semua mesej akan datang daripada pengirim yang sama ke folder tertentu secara automatik.
Cari Mesej Berkaitan
Dalam Outlook, mencari semua mesej berkaitan adalah mudah. Hanya cari nama kenalan atau perkataan dalam baris subjek. Outlook menyenaraikan setiap mesej yang sepadan dengan istilah carian anda.
Tetapkan Akaun Lalai untuk E-mel Baharu
Pastikan mesej baharu yang anda karang bermula dengan kemungkinan besar Daripada alamat e-mel yang dipilih dalam Outlook.
Cari Di Dalam Mesej
Ingin mencari sesuatu dalam e-mel yang panjang? Ketahui cara menggunakan Outlook untuk mencari teks dalam mesej e-mel.
Jadualkan E-mel untuk Dihantar Kemudian
Anda boleh mengarahkan Outlook untuk menghantar mesej hanya pada atau selepas tarikh tertentu. Ini berguna untuk acara yang kerap berlaku, seperti pengumuman mesyuarat mingguan.
Nyahpadam Mesej Dengan Cepat
Adakah anda baru sahaja memadamkan e-mel dalam Outlook yang belum bersedia untuk menuju ke folder Item Dipadamkan? Berikut ialah cara mudah untuk mendapatkan semula e-mel itu dengan segera.
Sediakan Senarai Pengedaran
Buat senarai mel anda sendiri dalam Outlook dan hantar mesej kepada kumpulan orang dengan mudah tanpa perlu menaip semua alamat e-mel.
Padam Lampiran Daripada Mesej
Simpan mesej; kehilangan saiznya yang besar. Ketahui cara menggunakan Outlook untuk mengalih keluar fail yang dilampirkan (selepas anda menyimpannya di tempat lain) daripada mesej e-mel. Anda boleh memangkas saiz peti mel anda dengan ketara.
Cari Semua Mel Daripada Pengirim Dengan Cepat
Outlook mencari semua mesej daripada pengirim tertentu dan menunjukkannya kepada anda dengan cepat menggunakan petua ini.
Sediakan Folder 'Semua Mel'
Lihat semua e-mel yang dihantar, diterima, diarkibkan dan difailkan untuk akaun di satu tempat dalam Outlook.
Minta Mel Sorotan Outlook Dihantar kepada Anda Sahaja
Apabila anda adalah satu-satunya penerima e-mel, mesej itu lazimnya lebih penting berbanding jika anda seorang daripada sedozen orang. Ketahui cara Outlook boleh menyerlahkan mesej yang hanya mempunyai anda dalam baris Kepada.
Edit Mesej E-mel yang Diterima
Daripada memajukan e-mel kepada diri sendiri atau membuat nota di tempat lain dalam Outlook atau mungkin di luarnya, anda boleh mengedit sebarang e-mel yang diterima dan menambah teks anda sendiri.
Sk Automatik: Semua Mel yang Anda Hantar
Outlook boleh menghantar salinan setiap mesej yang anda karang ke alamat e-mel lain.
Kembangkan Outlook Dengan Add-In yang Menjimatkan Masa
Add-Ins seperti ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen dan Auto-Mate boleh meningkatkan aliran kerja Outlook anda dengan meletakkan maklumat yang betul berhampiran hujung jari anda, menapis secara bijak dan mengautomasikan tugasan berulang.
