Apa yang Perlu Diketahui
- Sebelum mendigitalkan fail anda, buat folder dan subfolder untuk menyusun fail.
- Pastikan pengimbas atau pencetak menyokong perisian Optical Character Recognition (OCR) dan anda telah memasang perisian OCR.
- Prosesnya berbeza bergantung pada sama ada anda ingin mengimbas dokumen pada Mac atau mengimbas dokumen pada Windows.
Mendigitalkan dokumen kertas boleh membantu semasa mengatur kertas kerja penting anda. Fail digital, termasuk PDF, boleh ditukar kepada fail yang boleh dicari menggunakan perisian pengecaman aksara optik (OCR) yang biasanya disertakan dengan pencetak. Ini bermakna maklumat anda tidak mengambil ruang dan lebih mudah dicari. Selain itu, anda boleh menyimpan fail digital anda pada CD atau DVD, pada pemacu kilat, dalam kemudahan storan dalam talian. Begini cara menyusun dokumen anda yang diimbas.
Cara Menggunakan Pengimbas untuk Menjadi Tersusun
Berikut ialah beberapa langkah yang boleh anda ambil untuk mengatur perniagaan atau rumah anda menggunakan pengimbas. Anda memerlukan pengimbas dokumen untuk membuat ini berfungsi. Ia tidak perlu mahal atau mewah. Jika anda tidak mempunyai satu, mulakan dengan ulasan pengimbas foto dan pengimbas dokumen ini untuk beberapa pembelian terbaik.
Jika anda tidak mahu pengimbas yang berasingan, pencetak semua-dalam-satu yang murah akan melakukan kerja itu.
-
Teliti kertas kerja anda dan tentukan perkara yang boleh anda digitalkan dan perkara yang boleh anda lontarkan dengan selamat.
Ini mungkin akan mengambil sedikit masa. Bekerja dalam kenaikan kecil jika perlu.
-
Sebelum mendigitalkan fail anda, buat folder dan subfolder untuk menyimpan fail. Fikirkan tentang kategori yang anda perlukan, dan sediakan folder untuk setiap kategori. Letakkan resit kad kredit dalam satu folder, kertas kerja insurans kereta dalam folder lain. Bil telefon, resit runcit, bil pembaikan rumah dan sebagainya boleh diletakkan dalam folder berasingan. Dalam setiap folder, buat subfolder untuk setiap tahun (atau bulan). Lebih mudah untuk bermula dengan sistem yang teratur dan menambah kertas kerja baharu pada fail yang betul berbanding menyusun semula sistem setiap kali resit baharu diimbas.
Untuk mencipta folder baharu dalam Windows, klik kanan pada desktop dan pilih Baru > Folder Ulangi langkah ini semasa berada di dalam folder baharu folder untuk mencipta subfolder. Untuk mencipta folder baharu dalam Mac, pilih Fail > Folder Baharu, atau tekan Shift+ Arahan +N
-
Pastikan pengimbas atau pencetak disertakan dengan perisian Optical Character Recognition (OCR). Ini membolehkan anda mengimbas dokumen ke dalam format PDF dan mengedit fail. Terdapat kemungkinan besar perisian OCR yang baik dipasang pada komputer Windows anda.
Jika perisian OCR tidak dipasang pada komputer anda, ABBYY FineReader dan Adobe Acrobat Pro DC ialah pilihan popular.
-
Sudah tiba masanya untuk mengimbas dokumen anda. Tepat cara anda melakukan ini bergantung pada jenis pengimbas dan perisian yang anda gunakan.
Lifewire mempunyai panduan untuk mengimbas dokumen pada Windows dan Mac.
- Apabila anda selesai mendigitalkan dokumen, teruskan mengetahui kertas kerja fizikal. Pastikan anda mengimbas dokumen secara automatik setiap kali anda mendapat resit atau kertas kerja baharu. Jika tidak, kertas akan mula bertimbun semula.
