Anda telah melakukan banyak kerja ke dalam hamparan Excel anda, jangan biarkan ia terlepas kerana anda terlupa menyimpannya. Gunakan petua ini untuk memastikan kerja anda selamat dan disimpan untuk kali seterusnya anda memerlukan fail penting itu. Apabila anda ingin berkongsi kerja anda, simpan buku kerja dalam format PDF.
Arahan dalam artikel ini digunakan untuk Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel untuk Microsoft 365 dan Excel untuk Mac.
Gunakan Kekunci Pintasan Simpan Excel
Terdapat tiga cara untuk menyimpan fail dalam Excel:
- Pilih Fail > Simpan Sebagai. Dalam Excel 2019, pilih Fail > Simpan Salinan.
- Pilih Simpan pada Bar Alat Akses Pantas.
- Gunakan Ctrl+ S kekunci pintasan.
Jika anda menggunakan Mac, gunakan kekunci Perintah dan bukannya kekunci Kawalan.
Jika fail telah disimpan sebelum ini, penunjuk bertukar kepada ikon jam pasir semasa penyimpanan berlaku. Jika buku kerja disimpan buat kali pertama, kotak dialog Simpan Sebagai dibuka.
Jimat Kali Pertama
Apabila fail disimpan buat kali pertama, dua maklumat mesti dinyatakan dalam kotak dialog Simpan Sebagai. Masukkan nama untuk fail dan pilih lokasi di mana ia akan disimpan.
Nama fail boleh mengandungi sehingga 255 aksara termasuk ruang.
Barisan Bawah
Menggunakan Ctrl+S ialah cara mudah untuk menyimpan data. Gunakan pintasan ini dengan kerap, sekurang-kurangnya setiap lima minit, untuk mengelakkan kehilangan data.
Semat Simpan Lokasi
Jika anda kerap membuka fail atau folder tertentu dalam Excel, sematkannya pada senarai fail yang dibuka baru-baru ini. Ini memastikan lokasi mudah diakses di bahagian atas senarai Terbaharu.
Tiada had untuk bilangan lokasi yang boleh disematkan. Untuk menyemat lokasi simpan:
-
Untuk menyematkan folder, pilih Fail > Simpan Sebagai.
Image -
Pilih Terbaru dan, di sebelah kanan tetingkap, tuding pada buku kerja atau folder yang ingin anda sematkan. Imej mendatar kecil pin tekan muncul untuk lokasi tersebut.
Image -
Pilih pin untuk lokasi tersebut. Folder dialihkan ke senarai Disemat dan pin tekan mendatar bertukar kepada pin tekan menegak.
Image - Untuk menyahpin lokasi, pilih pin tekan menegak untuk menukarnya kembali kepada pin mendatar dan mengeluarkannya daripada senarai Disemat.
Barisan Bawah
Apabila anda mahukan salinan lembaran kerja atau keseluruhan buku kerja yang tiada siapa boleh edit dan semua orang boleh melihat, menukar atau menyimpan fail Excel anda dalam format PDF. Fail PDF (Format Dokumen Mudah Alih) membenarkan orang lain melihat dokumen tanpa memerlukan atur cara asal, seperti Excel, dipasang pada komputer mereka. Sebaliknya, pengguna membuka fail dengan program pembaca PDF percuma seperti Adobe Acrobat Reader.
Menyimpan Lembaran Kerja Aktif dalam Format PDF
Apabila menyimpan fail dalam format PDF, secara lalai hanya lembaran kerja semasa atau aktif (lembaran kerja pada skrin), disimpan.
Untuk menyimpan lembaran kerja Excel dalam format PDF:
-
Pilih Fail.
Image -
Pilih Simpan Sebagai untuk membuka tetingkap Simpan Sebagai.
Image -
Pilih lokasi yang anda ingin simpan fail.
Image -
Masukkan nama untuk fail.
Image -
Pilih Simpan sebagai jenis anak panah ke bawah.
Image -
Tatal senarai untuk mencari dan pilih PDF (.pdf).
Image -
Pilih Simpan untuk menyimpan fail dalam format PDF dan menutup tetingkap.
Image
Simpan Keseluruhan Buku Kerja dalam Format PDF
Pilihan Simpan Sebagai lalai hanya menyimpan lembaran kerja semasa dalam format PDF. Ikuti langkah ini untuk menyimpan keseluruhan buku kerja anda sebagai fail PDF:
-
Pilih Fail > Simpan Sebagai.
Image -
Pilih Semak imbas untuk membuka kotak dialog Simpan Sebagai.
Image -
Pilih Simpan sebagai jenis untuk membuka senarai lungsur dan pilih PDF. Butang Pilihan muncul dalam kotak dialog Simpan Sebagai.
Image -
Pilih Pilihan untuk membuka kotak dialog Pilihan.
Image -
Pilih Keseluruhan Buku Kerja dalam bahagian Terbitkan apa.
Image -
Pilih OK untuk kembali ke kotak dialog Simpan Sebagai.
Image - Pilih Simpan untuk menyimpan buku kerja dalam format PDF dan menutup kotak dialog.
AutoSimpan ke OneDrive
Jika anda menggunakan Microsoft 365, Excel secara automatik menyimpan kerja anda apabila anda memilih untuk menyimpan fail ke akaun storan awan OneDrive anda. Apabila fail anda disimpan ke OneDrive, dokumen disimpan secara automatik setiap beberapa saat, menghapuskan keperluan untuk anda terus memilih Simpan atau gunakan kekunci pintasan.
Untuk fungsi AutoSimpan berfungsi, simpan dokumen ke lokasi dalam folder OneDrive anda. Fungsi AutoSimpan tidak berfungsi dengan mana-mana lokasi pada PC atau Mac anda.
Jika anda mempunyai Microsoft 365 dan simpan fail anda ke OneDrive, dayakan AutoSave dengan memilih suis togol di penjuru kiri sebelah atas skrin Excel. Apabila didayakan, suis akan menyatakan Hidup. Untuk mematikan ciri dan menyimpan kerja anda secara manual, tukarkannya kepada Mati.
