Apabila anda menjadualkan mesyuarat dalam Outlook dengan orang atau kumpulan orang lain, mereka menerima e-mel jemputan dengan butiran mesyuarat. Daripada e-mel ini, mereka boleh menerima atau menolak jemputan mesyuarat. Outlook menambahkan mesyuarat pada kalendar Outlook anda, menjejaki respons peserta anda dan menghantar peringatan sebelum mesyuarat bermula.
Arahan dalam artikel ini digunakan untuk Outlook untuk Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 dan Outlook 2013.
Cara Menghantar Jemputan Kalendar dalam Outlook
Berikut ialah cara menjadualkan mesyuarat dalam Outlook:
-
Pilih Rumah tab.
Image -
Pilih Item Baharu > Meeting.
Sebagai alternatif, tekan Ctrl+Shift+Q.
Image -
Dalam jemputan Mesyuarat, masukkan perihalan mesyuarat dalam kotak teks Tajuk.
Image -
Dalam kotak teks Diperlukan, masukkan alamat e-mel setiap peserta yang mesti menghadiri mesyuarat. Dalam Outlook 2016 dan 2013, masukkan alamat e-mel dalam kotak teks To.
Untuk memilih kenalan daripada buku alamat anda, pilih sama ada Diperlukan, Pilihan atau Kepada.
Image -
Dalam kotak teks Pilihan, masukkan alamat e-mel orang yang anda ingin hadiri mesyuarat, tetapi jangan menghendaki mereka berbuat demikian.
Image -
Pilih masa Mula dan Masa Tamat untuk mesyuarat.
Image -
Untuk menyekat sepanjang hari pada kalendar anda untuk mesyuarat, pilih Sepanjang hari.
Image -
Dalam kotak teks Lokasi, masukkan tempat anda mengadakan mesyuarat.
Image -
Di kawasan Mesej, masukkan maklumat lain yang perlu diketahui oleh peserta anda sebelum mesyuarat dan lampirkan sebarang fail yang anda mahu mereka semak.
Untuk melampirkan fail pada jemputan mesyuarat, Pilih tab Insert, kemudian pilih Lampirkan Fail. Untuk menambah pautan pada dokumen pada OneDrive anda, pilih Pautan anak panah lungsur turun.
Image -
Secara lalai, apabila anda menghantar jemputan mesyuarat dalam Outlook, jemputan itu termasuk permintaan untuk respons dan memberi pilihan kepada penerima untuk mencadangkan masa baharu untuk mesyuarat. Untuk menukar pilihan ini, Pilih tab Meeting, kemudian pilih Pilihan Respons
Image -
Pilih Hantar.
Jika jadual anda berubah atau jika peserta anda mesti membuat rancangan lain, sama ada batalkan mesyuarat atau jadualkannya semula.
Image
Cara Menyediakan Mesyuarat Berulang
Outlook juga membolehkan anda menyediakan mesyuarat berulang. Gunakan pilihan ini untuk perhimpunan yang anda rancang ulang setiap minggu, bulan atau tempoh lain. Dengan mesyuarat berulang, anda hanya perlu memasukkan butiran sekali dan ia akan menambahkan semua acara akan datang pada kalendar anda berdasarkan selang masa yang anda tetapkan.
-
Pilih tab Rumah, kemudian pilih Item Baharu > Mesyuarat.
Image - Dalam jemputan Mesyuarat, masukkan Tajuk, Hadirin yang diperlukan, Hadirin pilihan, Lokasi dan mesej yang menerangkan tujuan mesyuarat.
-
Pilih Buat Berulang.
Dalam Outlook 2016 dan 2013, pilih Meeting > Recurrence.
Image -
Kotak dialog Temujanji Berulang akan dibuka. Masukkan masa Mula, Masa Tamat dan Tempoh mesyuarat.
Image -
Dalam bahagian Corak berulang, pilih bila mesyuarat akan berlaku semula. Contohnya, mesyuarat mingguan biasa yang diadakan setiap hari Isnin.
Image -
Dalam bahagian Julat ulangan, pilih tempoh masa mesyuarat berulang akan diteruskan. Anda boleh memberitahu mesyuarat berulang untuk membatalkan pada tarikh tertentu atau selepas beberapa kejadian tertentu. Pilih Tiada tarikh tamat jika anda tidak mahu mesyuarat itu tamat tempoh.
Image -
Pilih OK.
Image -
Dalam jemputan Mesyuarat, pilih Hantar.
Image
Cara Menggunakan Pembantu Penjadualan untuk Membuat Mesyuarat
Jika anda menggunakan Microsoft 365 di tempat kerja dan merupakan pengguna Exchange, gunakan Pembantu Penjadualan untuk mencari masa terbaik untuk menjadualkan mesyuarat dengan orang lain. Apabila anda membuka Pembantu Penjadualan, anda akan melihat kalendar untuk orang yang anda jemput ke mesyuarat.
Untuk menggunakan Pembantu Penjadualan, buat jemputan Mesyuarat, pilih tab Mesyuarat > Pembantu Penjadualan.
Cara Melihat Mesyuarat pada Kalendar Outlook Anda
Sebaik sahaja anda membuat atau menerima mesyuarat, ia akan muncul pada kalendar Outlook anda berdasarkan maklumat tarikh dan masa. Begini cara untuk mencari acara akan datang.
- Pilih View Switcher, kemudian pilih Calendar.
- Untuk mencari mesyuarat, tatal melalui kalendar atau gunakan kotak carian dan masukkan tajuk mesyuarat.
-
Untuk melihat butiran mesyuarat, klik dua kali pada item kalendar.
Image -
Untuk melihat respons, pilih tab Penjejakan. Lajur Respons menunjukkan peserta yang telah menerima jemputan mesyuarat dan yang belum menjawab.
Image -
Jika anda menerima penerimaan lisan daripada peserta, pilih Tiada, kemudian pilih Diterima, Ditolak, atau memberikan respons Tentatif.
Image - Tutup jemputan mesyuarat apabila anda selesai.
Cara Menambah Orang pada Jemputan Mesyuarat Sedia Ada
Anda boleh menyediakan mesyuarat dan kemudian mempunyai lebih ramai peserta untuk dijemput kemudian (contohnya, jika anda mengupah pekerja lain dan ingin menambahkan mereka ke mesyuarat kakitangan biasa). Begini cara menjemput hadirin baharu ke mesyuarat yang telah anda sediakan.
- Cari mesyuarat pada kalendar anda.
- Klik dua kali pada item mesyuarat.
-
Pilih tab Penjadualan > Tambah Peserta.
Image -
Dalam kotak dialog Pilih Hadirin dan Sumber, pilih nama peserta.
Image -
Pilih sama ada Diperlukan atau Pilihan untuk menunjukkan sama ada peserta dikehendaki hadir ke mesyuarat atau jika kehadiran mereka adalah pilihan.
Image -
Pilih OK.
Image -
Peserta kini muncul dalam senarai Semua Hadirin dalam Pembantu Penjadualan.
Image -
Pilih Hantar Kemas Kini.
Image
