Walaupun kaedah komunikasi dalam talian berkembang pesat, e-mel kekal sebagai yang paling popular, dengan hampir 300 bilion e-mel dihantar setiap hari pada tahun 2019. Sama ada anda baru menggunakan e-mel atau telah menggunakannya selama beberapa dekad, pastikan anda' ikuti semula peraturan untuk etika e-mel.
Semak Mesej Anda Sebelum Anda Hantar
Selepas anda memasukkan alamat penerima anda, buat baris subjek yang sesuai, tulis mesej anda dan lampirkan beberapa dokumen sokongan, kembali dan pastikan anda melakukan semuanya dengan betul:
- Semak mesej. Adakah sesuatu yang tidak jelas? Adakah terdapat sebarang kesalahan tatabahasa atau kesilapan taip? Adakah anda mengatakan semua yang anda ingin katakan?
- Semak sumber anda. Adakah pautan ke sumber luar menjelaskan maksud anda? Adakah pautan membantu penerima anda mencari tapak web dengan cepat?
- Lihat nama penerima. Adakah anda terlupa orang penting yang perlu melihat mesej itu? Adakah anda menambahkan seseorang yang tidak sepatutnya melihat mesej itu?
- Lihat alamat anda. Jika anda mempunyai lebih daripada satu, pastikan anda menghantar mesej daripada yang paling sesuai untuk tujuan mesej itu.
- Tentukan keutamaan mesej. Adakah mesej itu perlu ditandakan sebagai penting?
- Tambahkan dokumen sokongan. Adakah anda terlupa lampiran?
Jangan Sentiasa Balas Semua
Anda harus tahu bila dan bila untuk tidak Membalas Semua ke e-mel kumpulan. Jika semua orang dalam e-mel asal (yang anda balas) perlu tahu apa yang anda ingin katakan, gunakan Balas Semua.
Sebagai contoh, orang A menghantar e-mel kepada anda dan orang B untuk mendapatkan idea tentang cara meraikan ulang tahun bos anda yang ke-10 dengan syarikat itu. Respons anda adalah berkaitan untuk kedua-dua orang A dan orang B, jadi gunakan Balas Semua untuk membalas kedua-dua mereka.
Jika seseorang menghantar jemputan parti melalui e-mel kepada anda dan 20 rakan lain, jawapan anda tidak berkaitan dengan penerima mel lain, jadi gunakan Balas untuk menghantar balasan hanya kepada pengirim asal.
Tulis Baris Subjek Berkesan
Kunci untuk menulis subjek e-mel yang baik ialah memastikan subjek itu menangkap intipati mesej anda secara ringkas. Berikut ialah beberapa contoh:
- Mesyuarat Jualan Ditukar kepada 3:00
- Jemputan Pesta Halloween
- Semakan Teks Laman Web
- 20 Pilihan Video Teratas Minggu Ini
- Butiran Keahlian Baharu Anda
- Mengesahkan Pelantikan Anda
- Permintaan untuk Sukarelawan Acara Pengumpulan Dana
Untuk menjadikan baris subjek lebih berkesan, sertakan tindakan yang anda mahu penerima lakukan, seperti:
- Jemputan Pesta Halloween - RSVP sebelum 11 Mei
- Semakan Teks Laman Web - Perlu Kelulusan sebelum Selasa
Barisan Bawah
Apabila anda memajukan mesej e-mel daripada orang lain, terangkan kepada penerima baharu mengapa anda melakukannya dan cara anda mengharapkan mereka mendapat manfaat daripadanya. Sebagai contoh, katakan seorang pelanggan, Jay, menghantar soalan kepada anda dan anda tidak tahu jawapannya. Majukan mesej kepada rakan sekerja anda, Sara, dengan nota yang mengatakan, "Sara, Jay ingin mengetahui proses log masuk ke portal kami daripada peranti mudah alihnya. Lihat di bawah untuk mendapatkan butiran. Bolehkah anda membantu?"
Terangkan Mengapa Anda CC
Jika anda cc seseorang pada mesej e-mel, terangkan kepada penerima utama bahawa anda berbuat demikian dan sebabnya. Sebagai contoh, katakan Jenna mahu menyertai kelab buku anda dan anda menghantar maklumat kepadanya tentangnya. Anda akan cc ketua kelab buku, Ann, dan menulis kepada Jenna, "Saya cc ketua kami, Ann, supaya dia dapat melihat apa yang saya hantar kepada anda dan mengisi apa sahaja yang saya mungkin tertinggal." Apabila anda menggunakan proses ini, Ann juga tahu sebab dia menerima salinan mesej itu.
Barisan Bawah
Mesej e-mel boleh hilang dalam mel atau dalam penapis spam. Sebagai ihsan, terutamanya dengan mesej penting (seperti yang mempunyai lampiran atau yang berkaitan dengan tarikh akhir), tulis nota ringkas untuk memberitahu pengirim e-mel mereka telah diterima. Contohnya, jika bos anda menghantar projek baharu kepada anda untuk diusahakan, balas dengan, "Baiklah, saya akan mulakan esok."
Gunakan Akronim dengan Berhemat
Tidak semua orang tahu setiap akronim, jadi gunakan sesedikit mungkin dan hanya apabila anda pasti penerima tahu maksudnya. Terdapat beberapa akronim yang biasa digunakan dalam surat-menyurat e-mel perniagaan. Berikut adalah beberapa:
- ASAP: Secepat Mungkin
- BTW: By the Way
- EOD: Akhir Hari
- EOM: Tamat Mesej (biasanya digunakan dalam baris subjek untuk menunjukkan tiada isi e-mel untuk diikuti)
- EOW: Akhir Minggu
- FYI: Untuk Maklumat Anda
- IMO: Pada Pendapat Saya
- OOO: Di Luar Pejabat
- Y/N: Ya atau Tidak
Barisan Bawah
Oleh kerana anda tidak mendapat konteks ekspresi muka dan nada suara dalam e-mel, ia bukan medium yang baik untuk meluahkan sindiran atau jenaka, terutamanya dengan penerima yang anda tidak kenali dengan baik. Nyatakan mesej anda secara ringkas dan terus terang, sekurang-kurangnya sehingga anda mengenali penerima dengan lebih baik. Jika anda benar-benar tidak dapat menahan diri, sertakan emotikon senyuman atau ketawa untuk menunjukkan anda bergurau.
Pilih Pengakhiran yang Sesuai
Kadangkala sukar untuk mengetahui cara menamatkan mesej e-mel. Berikut ialah beberapa cadangan, berdasarkan situasi:
- Terima kasih atau Terima kasih: Jika anda meminta bantuan.
- Cinta atau Pelukan: Jika penerima ialah rakan atau ahli keluarga.
- Cheers atau Best: Jika penerima adalah kenalan biasa.
- Ikhlas: Jika mesej anda adalah rasmi.
- Salam Hormat atau Sekian Hormat: Jika anda ingin mengekalkan nada perniagaan yang formal.
