Terdapat banyak cara untuk berkongsi folder dalam Outlook dengan orang lain. Ia boleh menjadikan bekerja dengan pasukan atau projek lebih mudah apabila semua komunikasi berada di satu tempat, dan ia boleh menjadi cara yang bagus untuk mengurus aktiviti isi rumah, kewangan dan banyak lagi. Ketahui cara membuat folder kongsi Outlook dan mengatur kerja anda.
Anda perlu mempunyai akses kepada Pelayan Exchange. Ini adalah satu-satunya cara anda boleh mengurus atau berkongsi folder Outlook anda.
Cara Berkongsi Folder dalam Outlook 2016
Sesuatu yang anda ingin semak sebelum anda cuba berkongsi folder ialah jika pentadbir anda membenarkan anda berbuat demikian. Jika ya, inilah yang anda perlu lakukan:
- Buka Outlook seperti biasa.
- Cari folder yang anda ingin kongsi dengan seseorang.
-
Setelah didapati, klik kanan folder, kemudian pilih Properties
Image -
Dalam tetingkap sifat, pilih tab Kebenaran.
Image - Pilih Tambah.
-
Daripada senarai alamat e-mel pada pelayan, pilih yang anda ingin kongsikan folder tersebut dalam Outlook.
Image
Cara Membuka Folder Kongsi dalam Outlook
Jika orang lain telah berkongsi folder dengan anda, pastikan mereka telah memberi anda kebenaran yang betul. Anda berkemungkinan besar akan mendapat jemputan perkongsian melalui e-mel dan anda hanya perlu memilih Buka Nota/Tugas/Jurnal/Kenalan/Kalendar ini di penjuru kiri sebelah atas.
Pertimbangkan untuk menyimpan e-mel jemputan untuk folder kongsi.
Jika anda memadamkan e-mel jemputan, kandungan yang dikongsi masih boleh diakses oleh anda, terdapat beberapa langkah tambahan sahaja. Cuma pilih tab Folder, kemudian pilih Buka Kalendar/Kenalan/Jurnal/Nota/Tugas.
Ini berfungsi pada Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 dan Outlook 2019
Cara Mengalih Keluar Folder Kongsi
Sama ada anda berkongsi folder atau mengalih keluar folder kongsi, prosesnya adalah lebih kurang sama. Jika folder telah dikongsi dengan anda, cara paling mudah untuk menyingkirkannya ialah meminta orang yang memberi anda akses untuk membatalkan semua kebenaran.
Jika anda perlu mengalih keluar seseorang daripada melihat folder kongsi anda, kemudian ikuti beberapa langkah berikut:
- Klik kanan folder kongsi dalam Outlook, kemudian pilih Properties.
- Pilih tab Perkongsian Folder.
- Pilih pengguna yang anda tidak mahu berkongsi folder lagi, kemudian pilih Alih keluar.
Tahap Kebenaran dalam Folder Kongsi dalam Outlook
Terdapat cara untuk mengehadkan perkara yang boleh dilakukan orang dalam folder kongsi menggunakan pelbagai garis panduan kebenaran.
Buka Outlook, klik kanan folder yang ingin anda kongsi, kemudian pilih Properties > Permissions. Dari sana, pilih menu lungsur turun Tahap Kebenaran dan pilih tahap berbeza untuk setiap orang berbeza yang mungkin anda kongsikan folder itu.
Sebagai contoh, jika anda memilih Pemilik, orang itu boleh melakukan apa sahaja dan segala-galanya, tetapi jika anda memilih Penilai, satu-satunya perkara mereka boleh lakukan ialah membaca item dan tiada perkara lain.
