Memasukkan data dengan betul dalam hamparan pada kali pertama mengelakkan masalah di kemudian hari dan menjadikannya lebih mudah untuk menggunakan banyak alatan dan ciri Excel seperti formula dan carta. Tutorial ini merangkumi perkara yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk memasukkan data ke dalam program hamparan seperti Excel, Helaian Google dan Open Office Calc.
Arahan dalam artikel ini digunakan untuk Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel untuk Mac, Excel untuk Microsoft 365 dan Excel Online.
Gambaran Keseluruhan Kemasukan Data Excel
Lembaran kerja Excel ialah alat analitik yang berkuasa yang menyimpan sejumlah besar data. Pastikan data anda dipaparkan dan dianalisis dengan betul menggunakan amalan terbaik Excel untuk kemasukan data.
Ini adalah perkara yang boleh dan tidak boleh dilakukan paling banyak untuk diingat semasa menggunakan Excel:
- Lakukan rancang hamparan anda.
- Jangan biarkan baris atau lajur kosong apabila memasukkan data berkaitan.
- Lakukan simpan dengan kerap dan simpan di dua tempat.
- Jangan gunakan nombor sebagai tajuk lajur dan jangan sertakan unit dengan data.
- Lakukan gunakan rujukan sel dan julat bernama dalam formula.
- Jangan biarkan sel yang mengandungi formula tidak berkunci.
- Lakukan mengisih data anda.
Rancang Hamparan Anda
Apabila memasukkan data ke dalam Excel, adalah idea yang baik untuk merancang sebelum anda mula menaip. Tentukan cara lembaran kerja akan digunakan, data yang akan terkandung di dalamnya dan perkara yang akan dilakukan dengan data tersebut. Keputusan ini memberi kesan ketara pada reka letak akhir lembaran kerja.
Perancangan sebelum menaip menjimatkan masa kemudian jika hamparan perlu disusun semula untuk menjadikannya lebih cekap.
Berikut ialah beberapa perkara yang perlu dipertimbangkan semasa merancang buku kerja Excel anda:
- Apakah tujuan hamparan?
- Berapa banyak data yang akan disimpan oleh hamparan?
- Adakah carta perlu?
- Adakah hamparan akan dicetak?
Barisan Bawah
Tujuan hamparan menentukan lokasi data, kerana maklumat yang paling kritikal perlu kelihatan dan mudah diakses. Jika data anda memerlukan pengiraan, pengiraan menentukan formula dan fungsi yang diperlukan dan di mana formula perlu dimasukkan.
Berapa Banyak Data yang Akan Ditahan oleh Hamparan?
Jumlah data yang akan disimpan hamparan pada mulanya dan jumlah yang akan ditambahkan padanya kemudian menentukan bilangan lembaran kerja yang anda perlukan untuk buku kerja.
Berikut ialah beberapa petua:
- Jangan sebarkan data anda terlalu banyak. Apabila data terkandung dalam beberapa lembaran kerja, maklumat khusus mungkin sukar dicari. Selain itu, pengiraan yang merangkumi berbilang lembaran kerja atau buku kerja mempengaruhi prestasi Excel.
- Untuk lembaran kerja yang besar, paparkan jumlah lajur yang ketara di atas tajuk lajur, bukannya di bahagian bawah lembaran kerja untuk mencari maklumat ringkasan dengan cepat.
Adakah Carta Diperlukan?
Jika semua atau sebahagian daripada data akan digunakan dalam carta atau carta, ini boleh menjejaskan reka letak maklumat.
Ikuti amalan terbaik ini apabila menggunakan carta:
- Bergantung pada jenis carta, data mungkin perlu dikumpulkan secara berbeza. Contohnya, buat kawasan ringkasan untuk carta pai.
- Untuk hamparan besar, alihkan carta ke halaman berasingan supaya lembaran kerja tidak sesak dengan data dan imej.
Adakah Hamparan Akan Dicetak?
Cara anda menyusun data bergantung pada cara data akan dicetak. Adakah semua data akan dicetak atau hanya sebahagian daripada data? Adakah data akan dicetak dalam reka letak potret atau landskap?
Apabila mencetak lembaran kerja, ingat petua ini:
- Jika lembaran kerja dicetak menggunakan paparan potret pada kertas saiz huruf (8.5" x 11"), letakkan kebanyakan data dalam baris di bawah beberapa lajur. Dengan cara ini, tajuk kelihatan pada satu helaian.
- Jika lembaran kerja dicetak pada berbilang helaian, cetak tajuk lajur di bahagian atas setiap halaman. Tajuk lajur memberikan gambaran keseluruhan data dan menjadikan data lebih mudah diakses dan mudah dibaca.
- Jika beberapa lajur data dicetak, gunakan reka letak landskap untuk menyimpan semua tajuk pada satu halaman. Sekali lagi, jika berbilang helaian diperlukan, cetak tajuk lajur di bahagian atas setiap halaman.
- Jika lembaran kerja mengandungi carta, alihkan carta ke helaian berasingan sebelum mencetak buku kerja.
Jangan Biarkan Baris atau Lajur Kosong Apabila Memasukkan Data Berkaitan
Baris atau lajur kosong dalam jadual data atau julat data yang berkaitan menyukarkan untuk menggunakan beberapa ciri Excel dengan betul seperti carta, jadual pangsi dan fungsi tertentu.
Malah sel kosong dalam satu baris atau lajur yang mengandungi data boleh menyebabkan masalah seperti yang ditunjukkan dalam imej di bawah.
Ketiadaan ruang kosong membantu Excel mengesan dan memilih data berkaitan apabila menggunakan pelbagai ciri seperti pengisihan, penapisan atau AutoJum.
Apabila anda ingin memecahkan data untuk memudahkan pembacaan, gunakan sempadan atau format tajuk dan label. Gunakan isyarat visual seperti teks tebal, garisan dan warna sel untuk memisahkan dan menyerlahkan data.
Ikuti petua ini apabila bekerja dengan data dalam baris dan lajur:
- Letakkan tajuk deskriptif di bahagian atas lajur pertama jadual dengan data di bawahnya.
- Jika terdapat lebih daripada satu siri data, senaraikan satu demi satu dalam lajur (kiri ke kanan) dengan tajuk untuk setiap siri data di bahagian atas.
Barisan Bawah
Walaupun mengekalkan data yang berkaitan bersama-sama adalah penting, ia juga berguna untuk mengasingkan julat data yang tidak berkaitan. Biarkan lajur atau baris kosong antara julat data yang berbeza atau data lain pada lembaran kerja supaya Excel memilih julat atau jadual data berkaitan yang betul.
Kerap Simpan
Kepentingan menyimpan kerja anda dengan kerap tidak boleh dilebih-lebihkan atau dinyatakan terlalu kerap. Jika anda menggunakan hamparan berasaskan web seperti Helaian Google atau Excel Dalam Talian, menyimpan bukanlah satu isu. Program ini tidak mempunyai pilihan simpan. Sebaliknya, hamparan disimpan secara automatik ke akaun awan anda dengan ciri Autosimpan.
Untuk program hamparan desktop, simpan kerja anda selepas dua atau tiga perubahan. Contohnya, simpan selepas anda menambah data, memformatkan tajuk lajur atau memasukkan formula. Sekurang-kurangnya, simpan kerja anda setiap dua atau tiga minit.
Walaupun kestabilan komputer dan perisian komputer telah bertambah baik secara drastik dari semasa ke semasa, perisian masih ranap, kegagalan kuasa berlaku dan orang lain kadangkala tersandung pada kord kuasa anda dan menariknya keluar dari soket dinding. Dan apabila kemalangan berlaku, kehilangan data meningkatkan beban kerja anda semasa anda membina semula perkara yang telah anda lakukan.
Excel mempunyai ciri AutoSimpan, yang biasanya berfungsi dengan baik, tetapi anda tidak seharusnya bergantung sepenuhnya padanya. Biasakan melindungi data anda dengan penjimatan yang kerap.
Pintasan untuk Menyimpan
Anda tidak perlu menggerakkan tetikus ke reben dan klik pada ikon untuk menyimpan kerja anda. Sebaliknya, biasakan menyimpan menggunakan kombinasi pintasan papan kekunci. Apabila anda ingin menyimpan lembaran kerja anda, tekan Ctrl+ S.
Simpan di Dua Tempat
Ia juga penting untuk menyimpan data anda di dua lokasi berbeza. Lokasi kedua ialah sandaran. Sandaran terbaik ialah sandaran yang berada di lokasi fizikal yang berbeza daripada yang asal.
Apabila menyimpan salinan sandaran buku kerja anda, pertimbangkan untuk menyimpan fail ke akaun awan anda. Apabila buku kerja disimpan pada komputer anda dan dalam awan, anda bukan sahaja akan mempunyai salinan sandaran dalam awan, tetapi awan itu direka bentuk dengan sandaran berlebihan bermakna data anda disimpan pada berbilang pelayan.
Sandaran Berasaskan Awan
Sekali lagi, membuat sandaran tidak perlu menjadi tugas yang memakan masa.
Jika keselamatan tidak menjadi masalah, seperti jika lembaran kerja ialah senarai DVD anda, mungkin cukup untuk menghantar salinan e-mel kepada diri sendiri. Jika keselamatan adalah isu, storan awan ialah pilihan.
Dalam kes hamparan dalam talian, pemilik program menyandarkan pelayan mereka, dan ini termasuk semua data pengguna. Tetapi untuk selamat, muat turun salinan fail ke komputer anda.
Jangan Gunakan Nombor sebagai Tajuk Lajur dan Jangan Sertakan Unit Dengan Data
Gunakan tajuk di bahagian atas lajur dan pada permulaan baris untuk mengenal pasti data anda, tajuk menjadikan operasi seperti pengisihan lebih mudah. Tetapi jangan gunakan nombor seperti 2012, 2013 dan seterusnya, sebagai tajuk.
Seperti yang ditunjukkan dalam imej di atas, tajuk lajur dan baris yang merupakan nombor mungkin secara tidak sengaja dimasukkan dalam pengiraan. Jika formula anda mengandungi fungsi yang memilih julat data secara automatik untuk hujah fungsi, seperti AutoSum, nombor dalam tajuk lajur akan menyebabkan isu.
Lazimnya, fungsi sedemikian, yang turut termasuk AutoMax dan AutoAverage, mula-mula akan mencari lajur nombor dan kemudian melihat ke kiri untuk baris nombor. Mana-mana tajuk yang merupakan nombor akan disertakan dalam julat yang dipilih.
Nombor yang digunakan sebagai tajuk baris boleh disalah anggap sebagai siri data lain jika dipilih sebagai sebahagian daripada julat untuk carta dan bukannya sebagai label paksi.
Formatkan nombor dalam sel tajuk sebagai teks atau buat label teks dengan mendahului setiap nombor dengan apostrof (') seperti '2012 dan '2013. Apostrof tidak ditunjukkan dalam sel, tetapi ia menukar nombor kepada data teks.
Simpan Unit dalam Tajuk
Jangan masukkan mata wang, suhu, jarak atau unit lain ke dalam setiap sel dengan data nombor. Jika anda berbuat demikian, terdapat kemungkinan Excel atau Helaian Google akan melihat semua data anda sebagai teks.
Sebaliknya, letakkan unit dalam tajuk di bahagian atas lajur untuk memastikan tajuk tersebut dalam format teks dan tidak akan menimbulkan masalah.
Teks ke Kiri, Nombor di Kanan
Cara cepat untuk mengetahui sama ada anda mempunyai data teks atau nombor adalah dengan menyemak penjajaran data dalam sel. Secara lalai, data teks dijajarkan ke kiri dalam Excel dan Helaian Google, dan data nombor dijajarkan ke kanan dalam sel.
Walaupun penjajaran lalai ini boleh ditukar, pemformatan harus digunakan selepas semua data dan formula dimasukkan. Penjajaran lalai memberi anda petunjuk jika data diformat dengan betul dalam lembaran kerja.
Peratus dan Simbol Mata Wang
Amalan terbaik untuk memasukkan data ke dalam lembaran kerja ialah memasukkan nombor biasa dan kemudian memformat sel untuk memaparkan nombor dengan betul, contohnya sebagai peratusan atau sebagai mata wang.
Excel dan Helaian Google mengecam simbol peratusan yang ditaip ke dalam sel bersama-sama dengan nombor. Apl ini juga menerima simbol mata wang biasa, seperti tanda dolar ($) atau simbol pound British (£) jika anda menaipnya ke dalam sel bersama-sama dengan data nombor, tetapi simbol mata wang lain, seperti Rand Afrika Selatan (R), ditafsirkan sebagai teks.
Untuk mengelakkan kemungkinan masalah, masukkan amaun dan kemudian format sel untuk mata wang dan bukannya menaip simbol mata wang.
Gunakan Rujukan Sel dan Julat Dinamakan dalam Formula
Kedua-dua rujukan sel dan julat bernama boleh dan harus digunakan dalam formula untuk memastikan formula dan keseluruhan lembaran kerja bebas daripada ralat dan terkini.
Rujukan sel ialah gabungan huruf lajur dan nombor baris sel, seperti A1, B23 dan W987. Rujukan sel mengenal pasti lokasi data dalam lembaran kerja.
Julat bernama atau nama yang ditentukan adalah serupa dengan rujukan sel kerana ia digunakan untuk mengenal pasti sel atau julat sel dalam lembaran kerja.
Merujuk Data dalam Formula
Formula digunakan dalam Excel untuk melakukan pengiraan seperti penambahan atau penolakan.
Jika nombor sebenar adalah dalam formula seperti:
=5 + 3
Setiap kali data berubah, anda perlu mengedit formula. Jadi jika nombor baharu ialah 7 dan 6, formulanya menjadi:
=7 + 6
Sebagai alternatif, jika anda memasukkan data ke dalam sel dalam lembaran kerja, kemudian gunakan rujukan sel atau nama julat dalam formula dan bukannya nombor.
Jika anda memasukkan nombor 5 ke dalam sel A1 dan 3 ke dalam sel A2, formulanya menjadi:
=A1 + A2
Untuk mengemas kini data, anda akan menukar kandungan sel A1 dan A2, tetapi mengekalkan formula seperti sedia ada. Excel mengemas kini hasil formula secara automatik.
Kaedah ini berguna apabila lembaran kerja mengandungi formula rumit dan apabila berbilang formula merujuk data yang sama. Kemudian anda hanya akan menukar data di satu lokasi, yang seterusnya mengemas kini formula yang merujuknya.
Rujukan sel dan julat bernama juga menjadikan lembaran kerja lebih selamat dengan melindungi formula daripada perubahan yang tidak disengajakan sambil membiarkan sel data yang berubah boleh diakses.
Barisan Bawah
Ciri lain Excel dan Helaian Google ialah rujukan sel atau nama julat boleh dimasukkan ke dalam formula menggunakan penunjuk yang melibatkan mengklik pada sel untuk memasukkan rujukan ke dalam formula. Penunjukan mengurangkan kemungkinan ralat yang disebabkan oleh menaip rujukan sel yang salah atau salah mengeja nama julat.
Gunakan Julat Dinamakan untuk Memilih Data
Memberi nama pada kawasan data berkaitan memudahkan anda memilih data yang akan diisih atau ditapis.
Jika saiz kawasan data berubah, edit julat bernama dengan Pengurus Nama.
Jangan Biarkan Sel yang Mengandungi Formula Tidak Berkunci
Selepas menghabiskan banyak masa untuk membetulkan formula mereka dan menggunakan rujukan sel yang betul, ramai orang membuat kesilapan dengan membiarkan formula tersebut terdedah kepada perubahan yang tidak disengajakan atau tidak disengajakan.
Kunci sel yang mengandungi formula anda jika anda menggunakan rujukan sel atau julat bernama. Jika perlu, kata laluan melindungi sel untuk memastikan ia selamat.
Pada masa yang sama, biarkan sel yang mengandungi data dibuka kuncinya supaya pengguna boleh memasukkan perubahan dan memastikan hamparan sentiasa dikemas kini.
Melindungi lembaran kerja atau buku kerja ialah proses dua langkah:
- Pastikan sel yang betul dikunci.
- Lindungi lembaran kerja dengan menambahkan kata laluan.
Isih Data Anda
Isih data anda selepas anda selesai memasukkannya. Bekerja dengan sejumlah kecil data tidak diisih dalam Excel atau Helaian Google biasanya tidak menjadi masalah, tetapi apabila hamparan semakin besar, ia menjadi sukar untuk digunakan dengan cekap.
Data yang diisih lebih mudah difahami dan dianalisis. Sesetengah fungsi dan alatan, seperti VLOOKUP dan SUBTOTAL, memerlukan data yang diisih untuk mengembalikan hasil yang tepat.
Selain itu, susun data anda dengan cara yang berbeza untuk melihat arah aliran yang tidak jelas pada mulanya.
Pilih Data untuk Diisih
Excel perlu mengetahui julat tepat yang perlu anda isih dan mengenal pasti kawasan data berkaitan jika terdapat:
- Tiada baris atau lajur kosong dalam kawasan data yang berkaitan.
- Baris dan lajur kosong antara kawasan data berkaitan.
Excel juga menentukan sama ada kawasan data mempunyai nama medan dan mengecualikan baris itu daripada mengisih.
Walau bagaimanapun, membenarkan Excel memilih julat untuk pengisihan boleh menjadi berisiko terutamanya dengan sejumlah besar data yang sukar diperiksa.
Gunakan Nama untuk Memilih Data
Untuk memastikan data yang betul dipilih, serlahkan julat sebelum memulakan pengisihan. Jika anda bercadang untuk mengisih julat data yang sama berulang kali, pendekatan terbaik ialah memberi nama.
Apabila anda mengisih julat data yang dinamakan, taip nama dalam Kotak Nama atau pilihnya daripada senarai lungsur turun yang berkaitan. Excel secara automatik menyerlahkan julat data yang betul dalam lembaran kerja.
Mengisih Baris dan Lajur Tersembunyi
Excel tidak menyertakan baris dan lajur data yang tersembunyi semasa mengisih, jadi baris dan lajur ini mesti dinyahsembunyikan sebelum isihan berlaku. Contohnya, jika baris 7 disembunyikan dalam julat data yang akan diisih, baris tersebut akan kekal sebagai baris 7 dan tidak akan dialihkan ke lokasi yang betul dalam data yang diisih.
Begitu juga dengan lajur data. Isih mengikut baris melibatkan penyusunan semula lajur data, tetapi jika Lajur B disembunyikan sebelum isihan, ia akan kekal sebagai Lajur B selepas isihan.
Simpan Nombor sebagai Nombor
Semak sama ada semua nombor diformatkan sebagai nombor. Jika keputusan tidak seperti yang anda jangkakan, lajur mungkin mengandungi nombor yang disimpan sebagai teks dan bukan sebagai nombor. Sebagai contoh, nombor negatif yang diimport daripada beberapa sistem perakaunan atau nombor yang dimasukkan dengan apostrof utama (') disimpan sebagai teks.
Apabila data diisih dengan cepat dengan butang A-Z atau Z-A, perkara mungkin menjadi salah. Jika terdapat baris kosong atau lajur kosong dalam data, sesetengah data akan diisih dan ada yang tidak. Cara paling mudah untuk memastikan bahawa anda telah memilih julat data yang betul sebelum mengisih ialah dengan memberikannya nama.
Jika satu sel dipilih, Excel memanjangkan pemilihan kepada julat (sama seperti menekan Ctrl+ Shift+ 8 ) dibatasi oleh satu atau lebih lajur dan baris kosong. Ia kemudian memeriksa baris pertama dalam julat yang dipilih untuk menentukan sama ada ia mengandungi maklumat pengepala atau tidak.
Pengepala lajur mesti memenuhi garis panduan yang ketat sebelum Excel mengenalinya sebagai pengepala. Sebagai contoh, jika terdapat sel kosong dalam baris pengepala, Excel mungkin menganggap ia bukan pengepala. Begitu juga, jika baris pengepala diformatkan sama seperti baris lain dalam julat data, maka Excel mungkin tidak mengenali pengepala itu. Selain itu, jika jadual data terdiri daripada teks dan baris pengepala tidak mengandungi apa-apa selain teks, Excel tidak akan mengenali baris pengepala; baris pengepala kelihatan sama seperti baris data lain kepada Excel.
Excel mengisih hanya selepas julat dipilih dan Excel menentukan sama ada terdapat baris pengepala. Keputusan isihan bergantung pada sama ada Excel mendapat kedua-dua pilihan julat dan penentuan baris pengepala dengan betul. Contohnya, jika Excel tidak menganggap bahawa terdapat baris pengepala, maka pengepala itu diisih ke dalam kandungan data.
Untuk memastikan julat data anda dikenali dengan betul, gunakan Ctrl+ Shift+ 8pintasan untuk melihat apa yang Excel pilih. Jika ia tidak sepadan dengan jangkaan anda, maka sama ada ubah suai aksara data dalam jadual anda atau pilih julat data sebelum menggunakan kotak dialog Sort.
Untuk memastikan tajuk dikenali dengan betul, gunakan Ctrl+ Shift+ 8 pintasan untuk memilih julat data, kemudian lihat pada baris pertama. Jika pengepala mempunyai sel kosong antara yang dipilih dalam baris pertama, baris pertama diformatkan sama seperti baris kedua atau anda telah memilih lebih daripada satu baris pengepala, maka Excel menganggap tiada baris pengepala. Untuk membetulkannya, buat perubahan dalam baris pengepala untuk memastikan Excel mengenalinya.
Jika jadual data anda menggunakan pengepala berbilang baris, Excel mungkin mengalami kesukaran untuk mengenalinya. Masalahnya bertambah apabila anda menjangkakan Excel memasukkan baris kosong dalam pengepala itu; ia tidak boleh melakukannya secara automatik. Anda boleh, walau bagaimanapun, memilih baris untuk diisih sebelum melakukan pengisihan. Dalam erti kata lain, menjadi khusus dalam perkara yang anda mahu Excel susun; jangan biarkan Excel membuat andaian untuk anda.
Simpan Tarikh dan Masa sebagai Teks
Jika hasil pengisihan mengikut tarikh tidak menjadi seperti yang diharapkan, data dalam lajur yang mengandungi kunci isihan mungkin mengandungi tarikh atau masa yang disimpan sebagai data teks dan bukannya sebagai nombor (tarikh dan masa adalah data nombor yang diformatkan).
Dalam imej di atas, rekod untuk A. Peterson berakhir di bahagian bawah senarai, apabila, berdasarkan tarikh peminjaman 5 November 2014, rekod tersebut sepatutnya melebihi rekod untuk A. Wilson, yang juga mempunyai tarikh peminjaman pada 5 November. Sebab untuk keputusan yang tidak dijangka ialah tarikh peminjaman untuk A. Peterson telah disimpan sebagai teks, bukannya sebagai nombor.
Data Campuran dan Isih Pantas
Apabila menggunakan kaedah isihan pantas dengan rekod yang mengandungi data teks dan nombor, Excel mengisih nombor dan data teks secara berasingan, meletakkan rekod dengan data teks di bahagian bawah senarai yang diisih.
Excel mungkin juga memasukkan tajuk lajur dalam hasil isihan, mentafsirkannya sebagai satu lagi baris data teks dan bukannya sebagai nama medan untuk jadual data.
Isih Amaran
Apabila menggunakan kotak dialog Isih, walaupun untuk isihan pada satu lajur, Excel mungkin memaparkan amaran bahawa ia telah menemui data yang disimpan sebagai teks dan memberikan pilihan ini:
- Isih apa-apa yang kelihatan seperti nombor sebagai nombor.
- Isih nombor dan nombor yang disimpan sebagai teks secara berasingan.
Pilihan pertama meletakkan data teks di lokasi yang betul bagi hasil isihan. Pilihan kedua meletakkan rekod yang mengandungi data teks di bahagian bawah hasil isihan sama seperti yang dilakukan dengan isihan pantas.
