Borang data Excel ialah cara mudah untuk memasukkan data ke dalam pangkalan data Excel dan melihat baris maklumat dalam lembaran kerja tanpa menatal melalui helaian. Borang data menyenaraikan tajuk lajur dalam hamparan supaya keseluruhan baris data boleh dilihat pada satu masa. Borang data juga digunakan untuk mencari rekod dan mengedit rekod sedia ada.
Arahan dalam artikel ini digunakan pada Excel 2019, 2016, 2013, 2010; dan Excel untuk Microsoft 365.
Tambahkan Ikon Borang Kemasukan Data pada Bar Alat Akses Pantas
Langkah pertama untuk menggunakan borang kemasukan data ialah menambahkan ikon Borang pada Bar Alat Akses Pantas. Ini adalah operasi sekali sahaja. Setelah ditambahkan, ikon Borang kekal tersedia pada Bar Alat Akses Pantas.
Bar Alat Akses Pantas digunakan untuk menyimpan pintasan kepada ciri yang kerap digunakan dalam Excel. Di sini juga anda boleh menambah pintasan pada ciri Excel yang tidak tersedia pada reben.
Untuk menambah ikon Borang pada Bar Alat Akses Pantas:
- Pilih Sesuaikan Bar Alat Akses Pantas anak panah lungsur.
-
Pilih Lagi Perintah.
Image - Dalam kotak dialog Excel Options, pastikan tab Quick Access Toolbar dipilih.
-
Pilih Pilih perintah daripada anak panah lungsur dan pilih Semua Perintah.
-
Tatal melalui senarai abjad perintah dan pilih Borang.
Image - Pilih Tambah.
-
Pilih OK untuk menambah butang Borang pada Bar Alat Akses Pantas.
Image - Anda akan menemui butang Borang di hujung kanan Bar Alat Akses Pantas.
Tambahkan Nama Medan Pangkalan Data
Borang kemasukan data ialah salah satu alat data terbina dalam Excel. Untuk menggunakan borang, berikan tajuk lajur untuk digunakan dalam pangkalan data anda, klik ikon Borang dan Excel melakukan yang lain.
Cara paling mudah untuk menambah nama medan pada borang adalah dengan menaipnya ke dalam sel lembaran kerja. Borang boleh termasuk sehingga 32 tajuk lajur.
Untuk mengikuti tutorial ini, buka lembaran kerja Excel kosong dan masukkan data tajuk lajur ke dalam sel A1 hingga E1 seperti yang ditunjukkan dalam imej di bawah:
Buka Borang Kemasukan Data
Selepas lembaran kerja anda mengandungi tajuk lajur, tiba masanya untuk membuka borang kemasukan data.
- Pilih sel A2 untuk menjadikannya sel aktif.
-
Pergi ke Bar Alat Akses Cepat dan pilih Borang.
Image -
Dalam kotak dialog amaran, pilih OK.
Image -
Borang yang mengandungi semua tajuk lajur muncul pada skrin.
Image - Kini anda sudah bersedia untuk menggunakan borang untuk memasukkan data.
Tambah Rekod Data Dengan Borang
Menambah rekod pada lembaran kerja hanyalah soal menaip data dalam medan borang yang betul.
Tambahkan rekod pertama pada lembaran kerja dengan memasukkan data ke dalam medan borang di sebelah tajuk yang betul:
- IDPelajar: SA267-567
- Nama Akhir: Jones
- Awal: B.
- Umur: 21
- Program: Bahasa
Tekan tab untuk beralih dari medan ke medan. Pilih Baru untuk menambah rekod pada lembaran kerja dan mengosongkan medan untuk rekod kedua.
Tambahkan rekod kedua pada lembaran kerja:
- IDPelajar: SA267-211
- Nama Akhir: Williams
- Awal: J.
- Umur: 19
- Program: Sains
Pilih Baharu apabila anda telah selesai menambah rekod.
Apabila memasukkan data yang serupa seperti nombor ID pelajar (hanya nombor selepas sempang berbeza), gunakan salin dan tampal untuk mempercepatkan kemasukan data.
Untuk menambah rekod yang tinggal pada pangkalan data tutorial, gunakan borang untuk memasukkan data yang ditunjukkan dalam imej di bawah ke dalam sel A4 hingga E11.
Gunakan Alat Data Borang
Memandangkan lebih banyak rekod ditambahkan pada lembaran kerja, adalah penting untuk mengekalkan integriti data. Pastikan data terkini dan relevan dengan membetulkan ralat data, mengemas kini rekod, mengalih keluar rekod usang dan memadamkan rekod pendua.
Borang kemasukan data mengandungi beberapa alatan yang memudahkan untuk mencari, membetulkan dan memadam rekod daripada pangkalan data. Alat ini terdapat di sebelah kanan borang dan termasuk:
- Cari Sebelumnya dan Cari Seterusnya: Tatal ke hadapan dan ke belakang melalui lembaran kerja satu rekod pada satu masa.
- Padam: Padamkan rekod daripada lembaran kerja.
- Pulihkan: Buat asal perubahan pada rekod. Pulihkan berfungsi apabila rekod dipaparkan dalam borang. Apabila rekod lain diakses atau borang ditutup, Pulihkan menjadi tidak aktif.
- Kriteria: Cari dalam lembaran kerja untuk rekod berdasarkan kriteria tertentu, seperti nama, umur atau program.
Cari Rekod Menggunakan Satu Nama Medan
Berikut ialah cara menggunakan borang kemasukan data untuk mencari pangkalan data untuk rekod menggunakan satu tajuk lajur, seperti Nama Keluarga, Umur atau Program.
-
Dalam borang kemasukan data, pilih Kriteria.
Image Apabila anda memilih Kriteria, medan borang dikosongkan daripada borang; tiada rekod dialih keluar daripada lembaran kerja.
- Letakkan kursor dalam kotak teks Program dan taip Seni untuk mencari semua pelajar yang mendaftar dalam program Seni.
-
Pilih Cari Seterusnya
Image -
Data untuk rekod pertama yang sepadan dengan kriteria carian dipaparkan dalam borang.
Image Untuk membuat perubahan pada rekod, padamkan teks sedia ada dan masukkan data yang betul.
- Pilih Cari Seterusnya untuk memaparkan rekod tambahan yang sepadan dengan kriteria carian.
Cari Rekod Menggunakan Berbilang Nama Medan
Borang ini juga boleh digunakan untuk mencari rekod menggunakan berbilang kriteria. Sebagai contoh, untuk mencari pelajar yang berumur 18 tahun dan mendaftar dalam program Seni. Hanya rekod yang sepadan dengan kedua-dua kriteria dipaparkan dalam borang.
- Pilih Kriteria.
- Letakkan kursor dalam kotak teks Umur dan taip 18.
-
Letakkan kursor dalam kotak teks Program dan taipkan Seni.
Image - Pilih Cari Seterusnya.
- Data untuk rekod pertama yang sepadan dengan kriteria carian dipaparkan dalam borang.
- Pilih Cari Seterusnya untuk memaparkan rekod tambahan yang sepadan dengan kriteria carian.
